Offentlighetsprincipen - Mail till privat adress
Hej,
Jag har en fråga om offentlighetsprincipen.
Kan politiskt tillsatt ordförande i kommunal nämnd neka till att lämna ut email-korrespondens med hänsyn till att privat mailen används? Ordföranden har alltså inte en kommunal mail utan en privat.
Vad säger offentlighetsprincipen om detta?
Kan jag kräva att begära ut email-korrespondens i alla fall?
Tacksam för svar.
Lawline svarar
Hej, tack för din fråga!
För att du ska ha rätt att begära ut en handling från en förvaltningsmyndighet, såsom en kommunal nämnd, krävs först att handlingen är att betrakta som allmän. En handling blir allmän genom att vissa kriterier är uppfyllda enligt 2 kap 3§ Tryckfrihetsförordningen (TF).
Enligt 2 kap 3§ TF ska handlingen vara förvarad hos en myndighet samt anses vara inkommen till eller upprättad hos myndigheten i enlighet med 2 kap 6 och 7 §§ TF. En kommunalnämnd utgör en förvaltningsmyndighet och faller därför inom definitionen av myndighet (se Regeringsformen 1 kap 8§). Handlingen får anses förvarad hos myndigheten enligt samma bestämmelse genom att den finns tillgänglig för myndigheten genom tekniskt hjälpmedel.
För att handlingen ska ses som allmän krävs även att den ska vara antingen inkommen till eller upprättad hos myndigheten, se 2 kap 6 och 7 §§ TF. Handlingen är inkommen när den av annan gjorts tillgänglig för myndigheten i enlighet med 3§. Den ska således anses inkommen när handlingen är tillgänglig för myndigheten genom tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv utnyttjar. Nu aktualiseras din fråga, huruvida mail inkomna till privat email-adress är att anse som inkommen till myndigheten. Så är fallet, vare sig handlingen inkommer till privat e-mail eller till arbetsadress ska den anses som inkommen i enlighet med ovan nämnda bestämmelser. En handling anses vidare upprättad när den expedieras från myndigheten, såsom när ett email skickas iväg från myndigheten. Även detta gäller för e-mail skickad från privat mail.
Svaret på din fråga är således att du som regel har rätt att få ut email-korrespondens som skett till och från den privata e-mailen. Korrespondens genom denna är att anse som allmän handling.
2 kap 4§ behandlar situationen att meddelande är ställt personligen till en befattningshavare vid en myndighet. Även sådan handling kan bli allmän om den gäller ärenden eller annan fråga som ankommer på myndigheten. Att adressera meddelanden privat till en myndighetsperson är alltså ingen möjlighet för att kringgå offentlighetslagstiftningen.
Från rätten att begära ut handling undantas vissa former av handlingar, exempelvis minnesanteckningar och meddelanden mottagna i egenskap av privatperson (jfr 2 kap 4§ TF). Finns det email på den privata adressen som är av ren privat karaktär har du inte rätt att få ut dessa specifika handlingar. Du kan inte heller begära ut framgent inkommande handlingar, det krävs en mer specifik begäran. Vidare begränsas din rätt att få ut handlingar av eventuell sekretess.
Tryckfrihetsförordningen finner du här.
Hoppas du fått svar på din fråga!
Vänligen,
