När föreligger dokumentations- och diarieskyldighet hos myndigheter?

2017-09-12 i Myndigheter
FRÅGA
Om man ringer till en myndighet och ställer en fråga utan hänvisning till något tidigare ärende, får myndigheten på något sätt diarieföra detta eller gäller det ej samtal? Jag utgår alltså från ett anonymt samtal med myndighets enda sätt att identifiera en på är att söka på telefonnumret, antingen typ i något internt system vid tidigare kontakt eller tex hitta.se
SVAR

Hej och tack för att du vänder dig till Lawline med din fråga!

Som medborgare har du rätt enligt lag att ställa frågor till myndigheter och kommuner, och att få svar inom rimlig tid. Det kallas serviceskyldighet, och enklare frågor ska inte ta mer än några dar att få besvarade (se 4 § Förvaltningslagen, FL)

Det man måste skilja på när det kommer till diarieföring och dokumentation är när det föreligger en skyldighet för myndigheten och när det inte gör det. Skyldigheten att dokumentera och därefter diarieföra samtal hos myndigheten gäller bara när någon information kan ha betydelse för utgången i ett ärende som myndigheten handlägger. Man brukar tala om ärenden som avser "myndighetsutövning" mot någon enskild vilket framgår av 15 § FL. (jfr 5 kap 1 § OSL) Hade du dock skickat ett mail till myndigheten så hade detta varit en allmän handling hos myndigheten vilket skulle hållas ordnad. Men nu när du enbart ringer in och ställer en allmän fråga finns det ingen skyldighet för myndigheten att dokumentera och diarieföra samtalet. Det är dock helt frivilligt och upp till myndigheten att dokumentera samtalet om de vill.

Det finns inget som säger att de inte kommer dokumentera samtalet. Men har du ställt frågan som anonym så kommer myndigheten inte efterforska vem du är. De får nämligen inte efterforska vem du är pga det s.k anonymitetsskyddet vilket är en grundlagsstadgad rättighet och framgår av 2 kap 14 § TF. I vårt svenska rättssystem ska man kunna begära upplysningar och handlingar helt anonymt utan att riskera att få sin identitet röjd.

Hoppas det var svar på din fråga!

Gustav Persson
Du är välkomna att boka en erfaren jurist för fortsatt juridisk rådgivning genom att skicka en kostnadsfri bokningsförfrågan till Lawlines Juristbyrå här.
Våra jurister på Lawline Juristbyrå erbjuder rådgivning inom en rad olika områden och hjälper dig i ditt specifika ärende utifrån ditt behov.
Fick du svar på din fråga?
Senaste besvarade frågorna inom Myndigheter (431)
2021-08-01 Var folkbokför jag mig om jag saknar bostad?
2021-07-27 Räknas mallar som domstolarna har till stöd för domskrivning som allmänna handlingar?
2021-07-25 Kan jag byta efternamn?
2021-07-17 Krävs strandskyddsdispens för växthus?

Alla besvarade frågor (94630)