När blir interna mail en allmän handling?
Jag har begärt ut intern epost från en myndighet gällande mig som person, vilket framgår i ämnesraden enligt epostloggen. Myndigheten vägrar ge mig det fullständiga innehåll i mailen med hänvisning till att det är arbetsmaterial. Jag har begärt partsinsyn för att få läsa mailen.
Har läst alla domar jag kunnat hitta om interna mail och blir förvirrad. Det är motstridiga budskap.
När blir interna mail en allmän handling?
Lawline svarar
Hej! Tack för att du vänder dig till Lawline med din fråga!
I mitt svar utgår jag ifrån att handlingarna inte är sekretessbelagda eftersom varken du eller myndigheten har nämnt något om det.
Eftersom din fråga handlar om offentlighetsprincipen blir tryckfrihetsförordningens (TF) 2 kap. tillämpligt.
Vad krävs för att mailen ska vara allmänna handlingar?
Mailen är handlingar, se TF 2 kap. 3. Handlingarna har kommit in till en myndighet, se TF 2 kap. 6 §. Eftersom det handlar om interna mail blir de allmänna först när ärendet de handlar om har slutbehandlats, se TF 2 kap. 7 §. Alltså om mailen handlar om ett ärende så blir de allmänna när myndigheten har kommit fram till ett beslut i ärendet. Om mailen inte handlar om ett visst ärende blir de allmänna när de justerats eller på annat sätt färdigställts av myndigheten.
Ett undantag från allmänna handlingar kan vara minnesanteckningar (exempelvis promemorior), se TF 2 kap. 9 §. Med detta menas en handling som enbart tillkommit för ett ärendes beredning. Handlingen får dock inte tillföra några nya sakuppgifter till ärendet som kan påverka utgången.
Är mailen allmänna handlingar?
Ifall mailen handlar om ett visst ärende blir de allmänna först när myndigheten har fattat ett beslut i ärendet. Om mailen inte handlar om ett specifikt ärende blir de allmänna först när de justerats eller färdigställts. Ifall de endast skulle handla om ett ärendes beredning utan att tillföra några sakuppgifter är handlingarna inte allmänna.
Eftersom myndigheten hävdar att handlingarna inte är allmänna kan det vara så att de inte fattat ett beslut i ärendet ännu eller att handlingarna inte färdigställts. Detta innebär dock att handlingarna så småningom blir allmänna när detta är gjort och att du då har rätt att begära ut de. Ifall du anser att myndigheten felaktigt nekar dig att ta del av handlingarna har du rätt att överklaga beslutet till domstol, se TF 2 kap. 15 §.
Sammanfattning
Ifall mailen handlar om ett ärende blir de allmänna när myndigheten fattar ett beslut i ärendet. Ifall de inte handlar om ett ärende blir de allmänna när de färdigställts. Antagligen är handlingarna inte allmänna i nuläget men kommer bli det så småningom.
Hoppas du fått svar på din fråga! Om du har ytterligare frågor eller funderingar är du välkommen att höra av dig igen.
Vänliga hälsningar
