Fråga om sättet för utlämnande av allmänna handlingar vad gäller tidpunkt och framställningssätt, samt fråga om begäran av utlämnande av myndighets beslut.
Hej
Kan en myndighet vägra lämna ut handling på papper och istället erbjuda att man går läsa ett dokument digitalt? I detta fall en 13" skärm. När jag hävdar att jag inte kan läsa ordentligt påsen lilla skärmen utan vill läsa det i pappersform, då vill universitet ha 2 kr per utskriven papperskopior. Jag hävdar att det inte går bra att fotografera av data skärmen och få det läsligt. Det rör sig om email loggar för jag ska välja ut email jag vill läsa. Jag hatet mål i FR med deadline 1/8, men universitet erbjuder exp tid 3 timmar när man inte har annan person inbokad. I juni fick jag detta per email men man har ändrat regler. När jag begär detta beslut vägrar registrator lämna ut detta
Lawline svarar
Hej! Tack för att du vänder dig till Lawline med din fråga!
Din fråga rör allmänhetens och varje persons rätt att ta del av allmänna handlingar, och särskilt de formella krav som uppställs för att man faktiskt ska kunna utöva denna rättighet. Därmed är det särskilt grundlagen tryckfrihetsförordningen (TF) och offentlighets- och sekretesslagen (OSL) som är relevanta i din situation. Jag kommer börja med att behandla din del av frågan som rör sättet på vilket du ska ha rätt att ta del av allmänna handlingar, och då särskilt email-loggen du vill ta del av. Därefter kommer jag att beröra frågan om registratorn får vägra utlämnande av beslutet du begärt ut.
Sättet för utlämnande av allmänna handlingar
Enligt 2:1 TF har envar en rätt att ta del av allmänna handlingar. I ditt fall verkar det inte vara någon tvekan om huruvida mail-loggarna och mailen däri utgör allmänna handlingar, utan frågan handlar snarare om hur du ska ha rätt att ta del av dessa handlingar.
För liten skärm/text?
I 2:15 TF inleds en del i lagen som handlar om "utlämnande av allmänna handlingar". Där stadgas att den som begär ut en allmän handling som får lämnas ut, genast eller så snart det är möjligt ska få ta del av handlingen på stället på ett sådant sätt att den kan läsas eller avlyssnas eller uppfattas på annat sätt. Det är framför allt denna sista kursiverade del i meningen som är särskilt relevant i din situation. Det verkar som att universitet ifråga till synes har uppfyllt kravet på att handlingen (email-loggarna) kan läsas av, i detta fall med hjälp av dator. Det vore dock totalt meningslöst om universitet kunde anses uppfyllda sina skyldigheter i denna del om texten eller skärmen är så liten att den genomsnittlige personen inte ens kan läsa handlingen när den görs tillgänglig, eller att det blir orimligt omständligt att ta del av handlingen.
I detta fall har jag ingen närmare kunskap om vilka förutsättningarna varit för dig att ta del av dessa handlingar. Förmodligen är det dock inte oförenligt med grundlagen att informationen tillhandahålls på det sättet som gjorts. Om det är en dator bör det dessutom möjligtvis gå att förstora respektive förminska eventuell text. Jag förstår dock att det på en så förhållandevis liten skärm kan vara svårt att få en överblick över en stor mängd materiel, såsom email-loggar. Att registret tillhandahålls på en 13-tumskärm borde dock som utgångspunkt inte vara oförenligt med grundlagen endast för att skärmen kan uppfattas som liten. Spontant uppfattar jag det alltså som att det inte är oförenligt med lagen, och då särskilt 2:15 TF, att email-loggarna görs tillgängliga på detta sätt. Som sagt känner jag dock inte till de närmare omständigheterna.
Det du möjligtvis kan göra är att be universitetet om att få loggarna tillgängliga på en större skärm, eller om du har möjlighet att ta med en egen större dator eller skärm kan du kanske be om att få det tillgängligt på en sådan. De har dock ingen skyldighet att bevilja dig något sådant så länge deras nuvarande upplägg uppfyller lagens krav. Om du uppfattar det som att universitetet gjort det orimligt svårt eller i varje fall onödigt komplicerat för dig att ta del av email-loggarna kan du fundera på att göra en JO-anmälan (Justitieombudsmannen). En sådan anmälan skulle dock inte göra mycket för dig vad gäller den situation du är i, eftersom sådana anmälningar endast undantagsvis tas upp av JO och ärendena tar lång tid om de väl tas upp.
Avgift för utskrift
Du har även frågat om universitet kan bestämma att dessa loggar ska tas del av just digitalt, och om de kan kräva avgift för att du ska kunna ta del av dessa i pappersform. Det korta svaret är att ja, så får de göra. Det fungerar nämligen på så sätt att email-loggarna är digitaliserade som utgångspunkt. Det är alltså "originalet" som du ser på när du tillhandahålls loggarna via datorn. För att du ska kunna ta del av dessa i pappersform krävs att universitetet skriver ut loggarna, så att du kan tillhandahållas dessa "kopior". Det följer av 2:16 TF att en myndighet får göra på detta sätt att de enligt fast avgift tar betalt för utskrifter av digitala allmänna handlingar.
Hänvisad till expeditionstid
Jag förstår det som att du även är missnöjd med att universitetet har mycket kort expeditionstid, vilket påverkar din möjlighet att i tid ta del av de allmänna handlingar du behöver inför en rättsprocess. Jag förstår det som att du gärna skulle kunna ta del av allmänna handlingar även utanför expeditionstid, så att det inte är begränsat till de 3h om dagen eller veckan som du nämner. Som nämnts ställer 2:15 TF kravet att en allmän handling ska göras tillgänglig "genast" eller "så snart som möjligt". Det har ansetts att detta innebär att en myndighet inte får begränsa tillgängligheten till endast under expeditionstider, om dessa är kortare än tjänstetiderna. Vad detta innebär är alltså att du ska ha rätt att i universitetets lokaler (eller där handlingen annars nu fanns tillgänglig) få tillgång till allmänna handlingar under tjänstetid, oavsett om detta är under expeditionstiden eller inte. Detta följer av uttalanden av JO i bland annat JO 1989/90 s. 397.
Det nyss sagda gäller alltså din rätt att i lokalen ta del av allmänna handlingar. Däremot har universitetet ingen skyldighet att utanför expeditionstiderna utlämna uppgifter ur allmänna handlingar exempelvis via telefon.
Rätt till beslut
Jag förstår det som att du utöver det sagda funderar över din rätt att ta del av ett visst beslut. Jag förstår det som att du är intresserad av ett beslut som rör ändringen av vissa regler vad gäller expeditionstiderna.
För att du ska ha rätt att ta del av innehållet i detta beslut krävs att det rör sig om en allmän handling. Som utgångspunkt kan sägas att beslut av myndigheter och dess organ är allmänna handlingar. I många fall kan sekretess gälla för beslut inom myndigheter, men det är främst när det är beslut som rör enskildas personliga och ekonomiska förhållanden, och inte som i detta fall endast en liten ändring av verksamhetens organisation.
Vad som utgör allmän handling definieras i 2 kap TF som en handling (t.ex. en framställning i skrift) (2:3 TF), som förvaras hos en myndighet (vilket ett universitet är) (2:4 TF), och som är antingen inkommen till (2:9 TF) eller upprättad hos myndigheten (2:10 TF).
Vid tillämpande av dessa regler på ett beslut som tagits inom ett universitet borde det uppfylla dessa krav och det bör heller inte vara undantaget enligt någon av undantagsreglerna. Det bör definitivt inte heller föreligga sekretess för denna typ av handling, eftersom det saknas skyddsvärda intressen som berättigar sekretess för denna typ av beslut.
Jag misstänker att du kan ha blivit nekad tillgång till handlingen av någon annan anledning än att det inte skulle röra sig om ett beslut som enligt universitetet inte utgör allmän handling. Det kan vara så att "beslutet" inte finns nedtecknad någonstans och att det alltså inte ens existerar en handling med beslutet som innehåll. Det kan också vara så att registratorn på grund av missförstånd eller dylikt inte förstod vad det var för handling du begärde ut. Jag rekommenderar dock att du, om du vill ha ut beslutet, återigen kontaktar registratorn för att begära ut beslutet. Om du återigen blir nekad bör du ta reda på varför, eftersom beslutet som utgångspunkt borde utgöra allmän handling om det finns förvarat där.
Jag hoppas att du fått svar på din fråga. Eftersom du beställt telefonuppföljning kommer jag att ringa dig imorgon den 17:e juli klockan 15:00. Om denna tid inte passar dig eller om du har andra följdfrågor kan du höra av dig till mig på Joel.Herrault@Lawline.se.
Med vänlig hälsning,
