Allmänna handlingar. Motiveringsskyldighet.

Question

När en kommun belägger ett dokument i diariet med sekretess, måste de då inte hänvisa till den paragraf som de stödjer sig på?

Answer 1

Hej och tack för din fråga!

I Sverige har alla medborgare en grundlagsskyddad rätt att ta del av allmänna handlingar (2:1 tryckfrihetsförordningen, TF). En handling som förvaras hos en myndighet blir allmän då den är att anse som inkommen eller upprättad hos myndigheten (2:3 TF).

I ditt fall är handling av allt att döma att anse som allmän eftersom den har diarieförts. En handling som diarieförts föreligger nämligen vanligen i slutliga skick, antingen eftersom den inkommit till myndigheten eller för att den upprättats (färdigställts) hos myndigheten (2:6-7 TF). Handlingen ifråga är därmed en allmän handling.

Rätten att ta del av allmänna handlingar kan dock begränsas i särskild lag (2:2 TF). Den lag som avses är offentlighets- och sekretesslagen (OSL). I OSL kan tillgången till allmänna handlingar begränsas genom att den allmänna handlingen skyddas med sekretess.

Om det kan antas att en uppgift i en allmän handling inte får lämnas ut på grund av bestämmelse om sekretess _får_ myndigheten göra en s.k. sekretessmarkering på handlingen (2:16 TF och 5:5 OSL). Sekretessmarkering skall bl.a. ange tillämplig sekretessbestämmelse. _Det finns dock inget krav att kommunen måste göra sekretessmarkering på varje handling som är skyddad av sekretess._

I ditt fall förstår jag det emellertid snarare som att en enskild har begärt att få ut en allmän handling och fått ett avslagsbeslut från ett kommunalt organ.

I så fall måste avslagsbeslutet _motiveras_ av den kommunala förvaltningsmyndighet som fattat beslutet. Detta följer av § 20 i förvaltningslagen (beslut om utlämnande av allmän handling anses utgöra myndighetsutövning).

Av 21 § i förvaltningslagen följer vidare att myndigheten måste förklara hur avslagsbeslutet överklagas. (Avslagsbeslut vad gäller tillgång till allmänna handlingar överklagas till kammarrätt enligt 6:7-8 OSL).

Till sist kan nämnas att det finns ett allmänt skyndsamhetskrav vad gäller ärenden om tillgång till allmänna handlingar (TF 2:12 och 2:15 st. 2).

_Sammanfattnings_ kan sägas att det enligt förvaltningslagen finns en motiveringsskyldighet för kommunala förvaltningsmyndigheter som avslår en begäran om tillgång till allmänna handlingar. _Myndigheten måste alltså ange vilken sekretessgrund som anses hindra att handlingen lämnas ut._

(Observera dock att förvaltningslagen inte är direkt tillämplig på beslut från kommunfullmäktige. Alla övriga kommunala organ måste dock följa förvaltningslagens regler när de beslutar om tillgång till allmänna handlingar).

Med vänlig hälsning

Tryckfrihetsförordningen(1949:105)finns på https://lagen.nu/1949:105
Förvaltningslagen(1986:223)finns på https://lagen.nu/1986:223
Offentlighets- och sekretesslagen(2009:400)finns på https://lagen.nu/2009:400