Vad går under allmän handling?
Hej, jag undrar vad som går under allmänna handlingar, om till exempel sms, telefonsamtal, om det spelar någon roll om medpartnen är från en myndighet eller inte.
Lawline svarar
Hej! Tack för att du vänder dig till Lawline med din fråga.
Jag kommer dela upp din fråga i tre delar. Detta eftersom det kan vara bra att ha klart för sig vad en handling är innan vi går in på vad som gör att en handling ska räknas som allmän eller inte. Avslutningsvis svarar jag på din fråga vilken roll det spelar att motparten är från en myndighet.
Vad räknas som handling?
Det är tryckfrihetsförordningen som reglerar frågan kring allmänna handlingar (här förkortat TF). Utifrån lagen kan man läsa att en handling avses en framställning i skrift, bild, upptagning som endast med hjälp av tekniska hjälpmedel kan läsas eller avlyssnas eller uppfattas på annat sätt (2 kap. 3 § TF). Det rör sig därför om bärare av fysisk information.
Ett telefonsamtal kan därför inte vara en handling om det inte har spelats in eller nedtecknats. E-postmeddelanden, pappersbrev eller SMS kan däremot utgöra handlingar.
Vad gör en handling till allmän?
För att en handling ska bedömas utgöra en allmän sådan krävs det att den förvaras hos myndigheten och antingen är inkommen eller upprättad hos myndigheten (2 kap. 4 § TF). Exempel på när en handling är inkommen till en myndighet är när man har lämnat in något personligt, skickat något på posten eller genom e-post (2 kap. 9 § TF). En handling är upprättad hos en myndighet när den har expedierats (2 kap. 10 § TF). Det kan exempelvis handla om olika protokoll eller liknande.Vid tidpunkten för begäran om utlämnandet ska handlingen förvaras hos myndigheten. Förvaras handlingen hos någon befattningshavare eller annan person som myndigheten enkelt kan begära tillbaka handlingen från ska den bedömas vara förvarad hos myndigheten (2 kap. 6 § TF).Man kan sammanfattningsvis säga att handlingar som förvaras hos myndigheten som blivit inskickade eller som myndigheten själv skapat är allmänna handlingar Det bör noteras att detta är huvudregeln när det kommer till allmänna handlingar. Det finns undantag och det är inte alltid helt enkelt att avgöra om något utgör en allmän handling eller inte.
Vilken roll spelar det om motparten är från en myndighet?
Kammarrätten har i ett beslut konstaterat att det är möjligt att sms som skickats från eller till ett kommunalråds telefon kan utgöra allmänna handlingar. Om meddelandet har skickats till kommunalrådets tjänstetelefon eller privata telefon spelar dock ingen roll. Avgörande för om det ska klassas som sådana handlingar är om meddelandet har någon koppling till kommunens verksamhet (KR Sundsvall 195-09). SMS kan därför bedömas utgöra allmänna handlingar beroende på innehållet.
Sammanfattning
Olika handlingar, exempelvis inspelade telefonsamtal och sms, kan utgöra allmänna handlingar om de uppfyller kraven på att vara allmänna. Det spelar även roll om motparten är från en myndighet. Det som däremot kan avgöra om det ska utgöra en allmän handling eller inte är innehållet.
Jag hoppas att mitt svar har varit till hjälp för dig.
Med vänliga hälsningar,
