Skyldighet för myndigheter att diarieföra inkomna och upprättade handlingar

FRÅGA
Om jag i en hälsocentrals reception flera gånger olika datum lämnat in skrivelser adresserade till en viss läkare visst borde då hc ha skyldighet att diarieföra mina inkommande skrivelser ?
SVAR

Hej och tack för att du vänder dig till Lawline med din fråga!

Jag förmodar att den hälsocentral som du lämnar in skrivelserna till är kommunalt driven, dvs sjukcentralen ska räknas som en myndighet. Då är det precis som du säger att de har en skyldighet att diarieföra dina inkommande skrivelser. Skyldigheten att registrera inkomna och upprättade handlingar slås fast i 5 kap 1 § Offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Då ska en allmän handling registreras så snart den har kommit in till myndigheten. I detta fallet så fort du har lämnat in skrivelserna. Då diareföringens egentliga funktion är att garantera allmänhetens tillgång till allmänna handlingar, måste noteringarna i ett diarium eller register vara så utförliga, att en efterfrågad handling utan större svårigheter kan identifieras. I 5 kap 2 § OSL ställs därför upp minimikrav på datum då handlingen kom in, diarienummer, uppgifter om avsändare eller mottagare etc.

För att offentlighetsprincipen praktiskt sett ska kunna fungera på det sätt som är avsett i TF har det ansetts nödvändigt att myndigheterna håller sina allmänna handlingar registrerade eller i varje fall så ordnade att det går att konstatera vilka allmänna handlingar som finns. Enligt huvudregeln i 5 kap. 1 § OSL ska allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en myndighet därför registreras utan dröjsmål. Hemliga handlingar ska i princip alltid registreras. Allmänna handlingar för vilka sekretess inte gäller behöver dock inte registreras om handlingarna i stället hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om en handling kommit in eller upprättats. Undantag från dessa krav gäller endast om det är uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Handlingar av sådan typ behöver varken registreras eller hållas ordnade, även om de skulle vara av intresse ur offentlighetssynpunkt. Myndigheternas skyldighet att registrera allmänna handlingar ska alltså fylla bl.a. den funktionen att allmänheten därigenom kan få reda på vilka handlingar som finns hos en myndighet och att myndigheten snabbt kan hitta en handling när någon begär att få se den. Som exempel på handlingar som omfattas av undantagsbestämmelsen är reklamtryck, statiska meddelanden, kopior av andra myndigheters yttranden och anonyma skrivelser med meningslöst eller obegripligt innehåll. Dock är det viktigt att lägga märke till att "ringa betydelse" ska tolkas restriktivt och det ska vara "uppenbart" att de är ringa. I tveksamma fall bör registrering ske. (se 5 kap 1 § 4 st OSL)

Det låter som att dina handlingar inte omfattas av undantaget och ska därmed diarieföras.

Jag vill göra dig uppmärksam på följande:

Kommuner och landsting kan lägga ut delar av sin verksamhet på så kallade privata utförare, till exempel privata vård- och omsorgsföretag. Offentlighetsprincipen gäller inte hos dessa privata utförare. Men en enligt 3 kap. 19 a § kommunallagen ska kommunen eller landstinget i sitt avtal med den privata utföraren ”tillförsäkra sig information som gör det möjligt att ge allmänheten insyn” i den verksamhet som lämnats över.

”Kommuner och landsting ska i avtalet med den privata utföraren reglera vilken information som ska lämnas av den privata utföraren. Den exakta omfattningen av vilken information som ska lämnas blir beroende av bl.a. den överlämnade verksamhetens art, hur många kommun- och landstingsmedlemmar som är beroende av verksamheten och hur mycket skattemedel som går till den upphandlade verksamheten. För att bestämma insynens omfattning ska det vid avtalets utformning och tecknande göras en avvägning mellan å ena sidan den privata utförarens intressen av exempelvis skydd för affärsmässiga förhållanden och å andra sidan allmänhetens intresse av hur verksamheten utförs. Exempel på information som kan bli aktuell att tillförsäkra sig är uppgifter om personalen och dess kompetens, utbildningsnivå och kapacitet, liksom information om antalet anställda, antalet anställda omräknat till heltid, personalkontinuitet, brukarundersökningar och den privata utförarens organisation och eventuella underleverantörer.” (se prop 2013/14:118):

Om man vill ha ut information om den privata utförarens verksamhet med stöd av 3 kap. 19 a § kommunallagen får man vända dig till kommunen eller landstinget med sin begäran. Kommunen eller landstinget får i sin tur hämta in informationen från den privata utföraren och lämna ut den till dig så vida den inte omfattas av sekretess. Men det finns ingen skyldighet för kommunen eller landstinget att hämta in informationen från den privata utföraren och mar har inte heller någon möjlighet att överklaga om kommunen eller landstinget vägrar göra det.

Sammanfattningsvis: Under förutsättning att vårdcentralen är statligt eller kommunalt ägd så räknas det som en myndighet och dina skrivelser ska räknas som en allmänna handlingar vilka ska diarieföras.

Hoppas det var svar på din fråga!

Med vänliga hälsning

Gustav Persson
Fick du svar på din fråga?