Ska underrättelse av myndighetsbeslut vara skriftligt eller muntligt?
Hej! Jag jobbar på en myndighet där vi arbetar med myndighetsutövning via telefon, då det är snabba ärenden skickar vi i regel inte ut skriftliga beslut på ärendet då vi direkt uppger det fattade beslutet till kunden. Jag har förstått att enligt förvaltningslagen så är vi skyldiga att skicka ut ett skriftligt beslut med motivering om den berörda kräver det.
I en situation då en av våra kunder blev nekad krävde kunden ett skriftligt beslut med motivering. Jag frågade min chef hur jag skulle göra och om det fanns en mall som brukade användas. Svaret på frågan var att vi inte arbetade så på myndigheten och jag skulle ringa upp kunden och säga att kunden inte skulle få något skriftligt beslut. Vad är min skyldighet? Kan chefen begära att jag begår tjänstefel?
Lawline svarar
Hej,
Tack för att du vänder dig till Lawline med din fråga!
Frågan kommer att besvaras utifrån respektive omständighet som du har angett, alltså om skriftlighetskravet vid handläggning samt underrättelse och motivering, din skyldighet i situationen och avseende frågan om tjänstefel i förhållande till vad din chef begär av dig. Jag vet inte vad för myndighet du arbetar på och vilka ärenden som handläggs, men precis som du skriver gäller förvaltningslagen (FL) för handläggning av ärenden hos förvaltningsmyndigheterna (1 § FL).
Skriftlig eller muntlig handläggning
En allmän utgångspunkt för handläggningen är att den ska vara skriftlig. Helt eller delvis muntlig handläggning får beslutas om det inte är olämpligt (9 § andra stycket FL). Myndigheter har alltså en möjlighet att frångå huvudregeln om skriftligt förfarande, men inte någon skyldighet att göra det. Om huvudregeln om skriftligt förfarande frångås, måste myndigheten alltid på ett objektivt sätt kunna motivera varför, framförallt om den enskilde har ett önskemål om ett visst förfarande. Det är myndigheten som har det yttersta ansvaret för val av handläggning.
Är det ärenden som är okomplicerade kan de i många fall med fördel helt eller delvis hanteras muntligt. Det kan också finnas utrymme för muntliga inslag vid mycket betydelsefulla ärenden som i grunden måste handläggas mer strikt och formellt. Det är emellertid viktigt att förstå att regeln i förvaltningslagen hindrar en myndighet att på eget initiativ besluta om ett muntligt förfarande som varken har stöd i författning eller är till fördel för den enskilde.
Motivering av beslut
Motivering av beslut ska göras om beslutet kan antas påverka någons situation på ett inte obetydligt sätt, om det inte är uppenbart obehövligt. Vid en sådan motivering ska det anges vilka föreskrifter som har tillämpats och vilka omständigheter som har varit avgörande för myndighetens ställningstagande (32 § FL).
Underrättelse av beslut
Det är myndigheten som bestämmer vilket sätt underrättelsen av beslutet ska ske på. Underrättelsen kan vara skriftlig eller muntlig. Underrättelsen kan lämnas muntligen i de fall då handläggningen i sin helhet har skett muntligt och beslutet är enkelt att motivera och förstå. En sådan underrättelse bör endast ske i undantagsfall. Om en part begär det ska underrättelsen dock vara skriftlig (33 § tredje stycket FL). Jag kan inte hitta något undantagsfall i någon rättskälla som skulle innebära att en muntlig underrättelse kan göras trots att en part begär att den ska vara skriftlig, eller att det faktiskt inträffar att myndigheter avviker från detta.
Din skyldighet i fallet
Som jag har beskrivit är huvudregeln att myndigheter ska handlägga ärenden skriftligt, men det kan finnas ärenden där ett muntligt förfarande är möjligt. Jag vet inte vilken typ av myndighetsutövning frågan handlar om, men är det inte olämpligt och rör det sig om okomplicerade fall kan det finnas möjligheter till ett sådant förfarande. I frågan skriver du att det rör sig om snabba ärenden. Det kan resoneras utifrån din beskrivning att ärendena är okomplicerade och att handläggningen eventuellt blir olämplig om det sköts skriftligt. Det kan medföra att en motivering av ett skriftligt beslut är uppenbart obehövligt. Det måste för myndigheten vid en objektiv bedömning framstå som självklart att någon motivering inte behövs. Detta innebär alltså att ert tillvägagångssätt vid handläggning och beslut kan vara berättigade om ärendena som handläggs är av sådan beskaffenhet att ett skriftligt förfarande inte behövs. Avseende underrättelsen kan den ske på ovan beskrivna sätt, men begär den enskilde att den ska vara skriftligen, ska underrättelsen lämnas skriftligen.
Tjänstefel
Enligt förvaltningslagen ska du lämna en skriftlig underrättelse om en part begär det. I frågan har kunden krävt en skriftlig underrättelse och en sådan ska således lämnas. Om din chef, eller någon annan, begär att du ska begå tjänstefel, kan följande påpekas. Tjänstefel vid myndighetsutövning är ett brott som är straffbart (20 kap. brottsbalken). Du behöver inte medverka i något som skulle innebära ett tjänstefel, eller annat brott.
Känner du att din chef pressar dig till att begå tjänstefel (inte nödvändigtvis bara i situationer som du beskriver i frågan) kan du vända dig till någon som är överordnad din chef och diskutera ärendet, eller den fackorganisation du är medlem i. Du kan även fråga om din chef istället är villig att överta ärendet och besluta om underrättelsen till kunden på det sätt hen anser lämpligt, och på så sätt tar du inte ett beslut i ärendet. Jag kan tänka mig att liknande situationer kan inträffa framöver, varför jag ändå råder dig att vända dig till någon som är överordnad din chef eller till din fackorganisation för att diskutera situationen.
Jag hoppas att detta besvarade din fråga. Har du fler frågor kan du ställa dem här.
Vänligen,
