Offentlighetsprincipen och dess tillämplighet på mejl
En kollega på min skola skrev ett mycket negativt mejl om mig och sände det till min biträdande rektor och till rektor. När detta kom till min kännedom begärde jag att få ta del av det skrivna som handlar om mig. Jag nekades av rektor av två skäl. 1. Kollegan ville det inte 2. kollegan kanske var affekterad vid skrivtillfället.
När jag skriftligt begärde ut det skrivna avslogs begäran eftersom det var ett intern mejl och därför inte omfattades av offentlighetsprincipen. Även tillfrågad kommunjurist gjorde samma bedömning. Är det så att ett mejl som handlar om en kollega och som är starkt kritiskt mot denna inte skall kunna bli kommunicerad med den kritiserade eftersom det är ett internt mejl?
Lawline svarar
Hej,
Tack för att du vänder dig till Lawline!
Jag utgår från att det är en kommunal skola. När myndigheten ska bedöma huruvida handlingen enligt offentlighetsprincipen måste lämnas ut görs en prövning i två steg. Först prövas huruvida handlingen utgör en allmän handling, och därefter om handlingen omfattas av sekretess eller om den är offentlig. Att en handling är allmän är därmed inte synonymt med offentlig. I förevarande fall finns det däremot inget som tyder på att sekretess skulle vara aktuellt. Sekretess hade varit aktuellt om mejlet innehåller hemliga uppgifter. Då får skolan lämna ut mejlet med de hemliga uppgifterna överstrukna. Det primära att pröva är således huruvida mejlet är en allmän handling.
Allmän handling
En allmän handling är en handling som förvaras hos ett allmänt organ, exempelvis hos en myndighet. Att det är en allmän handling är en förutsättning för att offentlighetsprincipen ska aktualiseras. För att mejlet ska utgöra en allmän handling ska tre kriterier vara uppfyllda:
(i) Det ska röra sig om en handling, enligt tryckfrihetsförordningen (2 kap. 3 § tryckfrihetsförordningen)(ii) Handlingen ska förvaras hos myndigheten
(iii) Handlingen ska antingen vara inkommen eller upprättad hos myndigheten
Dessa tre villkor är uppfyllda i förevarande fall. Meddelandet som är ställt personligen till rektorn, anses således vara en allmän handling, om handlingen gäller ett ärende eller annan fråga som ankommer på myndigheten. Det avgörande är således handlingens innehåll (se 2 kap. 4 § tryckfrihetsförordningen). Ett mejl som exempelvis uteslutande rör tjänstemannens privatliv blir inte allmän handling. Det som inte har koppling till myndighetens verksamhet är alltså undantaget offentlighetsprincipen (se RÅ 1987 ref. 147).
Huruvida detta interna mejl omfattas av offentlighetsprincipen eller inte beror således på omständigheterna i det enskilda fallet. Exempel på när koppling till skolans verksamhet föreligger är när det exempelvis gäller elever. Din kollegas negativa mejl om dig är förmodligen uteslutet offentlighetsprincipen då det är av privat karaktär och inte har någon direkt koppling till skolans verksamhet.
Återkom gärna om du har ytterligare frågor.
Med vänlig hälsning,
