När är en promemoria att anse som en allmän handling?
Lawline svarar
Hej!
Tack för att du hör av dig till Lawline, jag hoppas kunna hjälpa dig på bästa möjliga sätt med din fråga!
Lagen som reglerar ifall något är en handling och ifall den är allmän eller inte är tryckfrihetsförordningen (TF). För att en handling ska vara allmän krävs det att tre saker är uppfyllda, TF 2:3 1 st.
1.Det ska röra sig om en handling, TF 2:3.2.Handlingen ska förvaras (TF 2:3 1 st) hos myndigheten
3.Handlingen ska vara antingen inkommen (TF 2:6) eller upprättad (TF 2:7) hos myndigheten.
Är det en handling?
När en tjänsteman på en myndighet har framställt en föredragningspromemoria är det med största sannolikhet att anse som en handling. Det ska vara fråga om en framställning i bild eller skrift. Den ska också kunna läsas, avlyssnas eller på något sätt uppfattas med teknisk hjälpmedel, TF 2:3 1 st.
Är handlingen inkommen eller upprättad?
I detta fall rör det sig inte om att en handling är inkommen utan snarare om att den ska vara upprättad i och med att handlingen framställts av myndighetspersonal. En handling är att anse som upprättad när den har expedierats, TF 2:7 1 st. Ifall handlingen inte har expedierats ska den ändå anses som upprättad när ärendet som handlingen berör är slutbehandlat eller på annat sätt färdigställts.
Är handlingen förvarad?
Utöver detta ska handlingen alltså även vara förvarad hos myndigheten. En handling anses vara det när handlingen är tillgänglig för myndigheten med tekniskt hjälpmedel, TF 2:3 2 st, vilket torde vara fallet i denna fråga.
Är handlingen sekretessbelagd?
Om en handling är både förvarad och inkommen eller upprättad är det ändå inte alltid som handlingen går att begära ut. Vissa handlingar beläggs nämligen med sekretess. Man får endast begränsa offentlighetsprincipen på detta sätt ifall det rör sig om vissa avsedda ärenden som räknas upp i TF 2:2 1 st. Två av de vanligaste orsakerna till att sekretessbelägga en handling är med hänsyn till "rikets säkerhet" eller ett personligt förhållande. I offentlighet- och sekretesslagen (OSL) finns bestämmelser kring just sekretess av allmänna handlingar.
Sammanfattning
För att en promemoria ska vara en allmän handling ska den alltså vara: en handling, förvarad hos en myndighet och inkommen eller upprättad. Sedan krävs det också att handlingen inte har belagts med sekretess.
Hoppas att detta var svar på din fråga.
Med vänliga hälsningar,
