Kommunen vägrar att lämna ut handlingar - Vad gäller?

Question

Begärt ut allmänna handlingar från kommun och kommunalt bolag. Det handlar om att man anlitat konsulter för summor långt över gränsen för krav på dokumentation enligt kommunens riktlinjer, som är en del av LOU.
Man har köpt in två olika utredare för sammanlagt minst en mnkr, men båda var för sig överstiger väl 100 tkr.
Kommunen och bolaget svarar att man inte har några handlingar och lämnar heller inga skriftliga, överklagningsbara beslut om avslag. Förfarandet kan då inte överklagas någonstans.

Någonstans måste handlingar finnas diarieförda annars har man grovt åsidosatt kommunens riktlinjer och kommunens resp bolagets högsta ledning har brutit mot sitt eget regelverk!
Följande ska finnas vid upphandling 100 - 700 tkr enligt det kommunala regelverket:
- När, var och hur har de erforderliga handlingarna i samband med direktupphandling diarieförts ? Handlingar som hör till upphandlingsdokumentationen är ex:
- vem som ansvarar för inköpet
- avtalsföremålet, d.v.s. vad som köps in genom direktupphandlingen
- avtalets löptid
- uppskattat värde
- vilka leverantörer som tillfrågades och hur många som lämnade anbud
- vilken leverantör som tilldelades avtalet/beställningen samt skälet till tilldelning

Kontroll ska göras
- Leverantören uppfyller krav om skatter och avgifter
- om företaget är momsregistrerat
- innehar F/FA-skatt

Jag ser att andra, ex våra universitet, ger överklagningsbara beslut även om "handling ej existerar"
1/ Vad gäller ?
2/ Hur går jag vidare ?

Answer 1

Hej och tack för att du vänder dig till oss på Lawline,

UTREDNING

Den lagstiftning som främst behöver beaktas vid behandlingen av ditt ärende är tryckfrihetsförordningen (TF), offentlighets- och sekretesslagen (OSL).

Allmänna hållpunkter

I 2 kap. 1 § TF sägs att till främjande av ett fritt meningsutbyte, en fri och allsidig upplysning och ett fritt konstnärligt skapande ska var och en ha rätt att ta del av allmänna handlingar. Vidare anges i 2 kap. 4 § TF att en handling är allmän, om den förvaras hos en myndighet och enligt 9eller 10 § är att anse som inkommen till eller upprättad hos en myndighet. Med myndighet avses för övrigt och i det här sammanhanget även riksdagen och beslutande kommunal församling, dvs. kommunfullmäktige, vilket framgår av 2 kap. 5 TF. Likaså omfattas kommunala förvaltningsmyndigheter, jfr 1 kap. 8 § regeringsformen.

Att de aktuella handlingarna är allmänna bör, mot bakgrund av ovanstående, vara tämligen otvetydigt. Men huruvida de också är offentliga, dvs. icke sekretessbelagda, och därmed ska lämnas ut behöver alltid undersökas närmare. Av 2 kap. 2 § TF regleras den allmänna begränsningen av handlingsoffentligheten, men det finns ingenting i din ärendebeskrivning som tyder på att sekretess skulle kunna åberopas i förevarande fall. I andra stycket stadgas också att en begränsning av rätten att ta del av allmänna handlingar noga ska anges i en bestämmelse i en särskild lag eller, om det anses lämpligare i ett visst fall, i en annan lag som den särskilda lagen hänvisar till. Och en sådan reglering står att finna i bl.a. OSL.

Bedömningen i den nu uppkomna situationen - Vad gäller?

Om handlingarna verkligen existerar är, av förklarliga skäl, för mig ovisst. Om dessa mot förmodan har förkommit eller aldrig från början upprättades går det mig veterligen inte att göra så mycket annat än att vända sig till Justitieombudsmannen (JO) och där göra en anmälan. Och för det fall myndigheten tar upp din anmälan och prövar ärendet kan eventuell kritik riktas mot kommunen.

Men utifrån antagandet att handlingarna faktiskt finns kan följande anföras. Den springande punkten i det här fallet är din möjlighet att kunna angripa kommunen genom ett ordinärt överklagande, dvs. genom ett hänskjutande till domstol, vilket i grunden, precis som du mycket riktigt själv har konstaterat, förutsätter ett överklagbart beslut. I 6 kap. 3 § 1 st. OSL sägs att om en anställd vid en myndighet, enligt arbetsordningen eller på grund av särskilt beslut, har ansvar för vården av en handling, är det i första hand han eller hon som ska pröva om handlingen ska lämnas ut. I tveksamma fall ska den anställde låta myndigheten göra prövningen, om det kan ske utan onödigt dröjsmål. Vidare anges, i bestämmelsens andra stycke, att myndigheten ska pröva om handlingen ska lämnas ut om 1. den anställde vägrar att lämna ut handlingen eller lämnar ut den med förbehåll som inskränker en enskilds rätt att röja innehållet eller annars förfoga över handlingen, och 2. den enskilde begär myndighetens prövning. Därutöver framgår av tredje stycket att den enskilde (du) ska informeras om möjligheten att begära myndighetens prövning och att det krävs ett skriftligt beslut av myndigheten för att beslutet ska kunna överklagas.

I doktrinen (den rättsvetenskapliga litteraturen) har dock uttalats att om en viss befattningshavare har vägrat att lämna ut en allmän handling (vilket, enligt min mening, ett påstående om att existerande handlingarna inte finns borde kunna likställas med) kan det ibland vara diskutabelt om en vägran, trots lagtexten, motsvarar ett sådant beslut av myndigheten som de facto är överklagbart. Detta torde vara fallet om vederbörande enligt myndighetens instruktion eller arbetsordning får fatta beslut på myndighetens vägnar. Om denne saknar en sådan beslutanderätt kan dock beskedet inte överklagas. Men i det läget kan den enskilde alltid överlämna frågan till själva myndigheten, dvs. till dess styrelse, chef eller annan befattningshavare som enligt delegation äger rätt att fatta beslut för myndighetens räkning. Notera dock att endast beslut av ”myndigheten” är överklagbara varför eventuella meddelanden, besked på mail, viss skriftlig information ägnad att styra enskilda från en hos myndigheten icke-behörig medarbetare inte kan angripas genom ett överklagande.

Slutligen kan det vara värt att nämna att ett överklagande av det här slaget ska ställas direkt till kammarrätten (och inte till förvaltningsrätten som i normalfallet brukar vara första instans på det här området), vilket följer av 6 kap. 8 § 1 st. OSL. Men märk väl att du fortfarande behöver få någonting i skrift, exempelvis mailledes, och från en behörig beslutsfattare. Ett sedvanligt formellt beslut per post är alltså inte nödvändigt. Om all kommunikation däremot och mot all förmodan skulle ha ägt rum i muntlig form går det, i vart fall såvitt jag kan bedöma, i skrivande stund inte att göra någonting. En anmälan till JO står i och för sig alltjämt öppet som ett möjligt alternativ, men det hjälper dig föga just nu och dessutom kan det ta lång tid. Därutöver finns det inte heller någon skyldighet för JO att pröva all till myndigheten inkomma ärenden.

Avslutande ord och ytterligare rådgivning

Vid fler frågor är du varmt välkommen att höra av dig på nytt. Antingen här på hemsidan och då genom några av våra utmärkta betaltjänster eller via vår ordinarie byråverksamhet. Själv nås jag på [e-mail] du får mer än gärna kontakta mig direkt ifall du önskar ytterligare hjälp i den fortsatta processen. I så fall kan jag slussa dig vidare till någon av byråns eminenta jurister utan att du behöver sitta i telefonkö. Mot bakgrund av COVID-19 erbjuder våra jurister idag möten såväl telefonledes som på Teams och andra liknande digitala plattformar.

Notera dock att vi på straff- och skatterättens område endast ger viss typ av inledande rådgivning och då inom ramen för vår expresstjänst som du numera har nyttjat. Byrån åtar sig inte några sådana uppdrag fullt ut. I så fall behöver du vända dig till en byrå specialiserad på straff- respektive skatterätt.

Avslutningsvis är den livliga förhoppningen att min hantering av ditt ärende har varit matnyttig och presenterats i en för dig utförlig och tillfredsställande form. Återkom gärna med synpunkter genom att skicka in ett omdöme när du mottar en sådan förfrågan.

Vänligen,