Kan SMS utgöra allmänna handlingar?
Lawline svarar
Hej,
Tack för att du vänder dig till Lawline med din fråga.
Jag förstår din fråga som att du vill veta om sms skickade till eller från en kommunal tjänstemans telefon utgör allmänna handlingar. Regler om allmänna handlingars offentlighet går att finna i tryckfrihetsförordningen (1949:105) och i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Jag kommer därför att utgå från dessa i mitt svar.
Vad är en allmän handling?
Genom offentlighetsprincipen har alla i Sverige en rätt att ta del av allmänna handlingar så länge dessa inte är belagda med sekretess (2 kap. 1 och 2 §§ Tryckfrihetsförordningen).
En handling definieras i lagen som en framställning i skrift eller i bild. Även upptagningar som endast kan läsas, avlyssnas eller annars uppfattas med hjälp av tekniska hjälpmedel anses härvid utgöra handlingar (2 kap. 3 § tryckfrihetsförordningen). Detta innebär att även information i t.ex. en ljuduptagning, på ett USB-minne, i ett epostmeddelande eller i ett SMS kan utgöra en handling (se t.ex. Skatteverkets hemsida här och här).
En allmän handling, i sin tur, är en handling som förvaras hos samt har inkommit till eller upprättats av en myndighet (2 kap. 4 § tryckfrihetsförordningen). En handling anses vara förvarad hos en myndighet när myndigheten har tillgång till den, antingen tekniskt eller praktiskt. Den anses vidare ha inkommit till myndigheten i samma stund som den har anlänt till och registrerats av denna (2 kap. 9 § tryckfrihetsförordningen). En handling anses, till sist, vara upprättad när den har expedierats, dvs. när den har sänts från myndigheten, när ärendet den hör till har slutbehandlats hos myndigheten eller när den annars har färdigställts (2 kap. 10 § tryckfrihetsförordningen; se även Lenberg, Tansjö och Geijer, Tryckfrihetsförordningen (22 nov. 2023, JUNO), kommentaren till 2 kap. 10 §).
Av detta följer att ett SMS som skickas till eller från en kommunal tjänstemans telefon kan utgöra en allmän handling. Det gör härvid ingen skillnad om SMS:et skickas till eller från tjänstemannens privata telefon eller en som har tillhandahållits denne av den ifrågavarande myndigheten. Det avgörande är istället om SMS:et har mottagits eller skickats i tjänsten (se t.ex. Skatteverkets hemsida här eller KR Sundsvall 2009-04-30, mål nr. 195-09). Observera dock att handlingar vilka skickas mellan olika enheter inom samma myndighet, som regel, inte anses vara allmänna (se t.ex. Skatteverkets hemsida här eller HFD 2013 ref. 89).
Hur tar man del av allmänna handlingar?
För att ta del av en allmän handling ska en begäran om detta göras hos myndigheten där handlingen förvaras (2 kap. 17 § tryckfrihetsförordningen). Myndigheten är då skyldig att antingen låta dig ta del av handlingen på plats eller mot en fastställd avgift få tillgång till en kopia av handlingen (2 kap. 15 respektive 16 §§ tryckfrihetsförordningen).
Notera dock att handlingar belagda med sekretess inte räknas som allmänna och därför är undantagna från ovanstående bestämmelser. En myndighet får således inte lämna ut handlingar som omfattas av några sekretessbestämmelser (6 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen).
Hur överklagar man ett beslut om tillgång till allmänna handlingar?
Skulle en begäran om tillgång till allmänna handlingar avslås kan den sökande överklaga beslutet (2 kap. 19 § tryckfrihetsförordningen). Närmare bestämmelser om hur en sådan överklagan ska göras finns i offentlighets- och sekretesslagen (2 kap. 19 § andra stycket tryckfrihetsförordningen).
Sammanfattning
SMS skickade till eller från en kommunal tjänstemans telefon kan således, under vissa omständigheter, utgöra en allmän handling. När de gör det kan de därför begäras ut, givetvis förutsatt att de inte skyddas av sekretess.
Jag hoppas att du har fått ett någorlunda hjälpsamt svar på din fråga. I den mån jag har missförstått din fråga, något är oklart eller om du bara har några ytterligare funderingar så får du gärna återkomma.
Vänligen,
