Kan ett e-postmeddelande utgöra en allmän handling?
Lawline svarar
Hej!
Tack för att du vänder dig till Lawline med din fråga!
Jag tolkar din fråga som att du avser göra en anmälan hos Justitieombudsmannen (JO) och därför undrar om du i syfte att styrka din anmälan kan begära ut e-postkorrespondensen mellan ditt barns pappa och handläggaren hos den nämnd som ansvarar för socialtjänsten i kommunen.
För att besvara din fråga kommer jag att tillämpa tryckfrihetsförordningen (TF).
Något om offentlighetsprincipen och handlingsoffentligheten
En mycket viktig princip i svensk rättsordning är den så kallade offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen kan i princip delas in i fyra delar, nämligen: (1) yttrande- och informationsfrihet, (2) förhandlingsoffentlighet, (3) handlingsoffentlighet och (4) meddelarfrihet. Den kanske viktigaste av dessa är handlingsoffentligheten, som framför allt kommer till uttryck i 2 kap. 1 § TF där det sägs att var och en ska ha rätt att ta del av allmänna handlingar.
Vad är en allmän handling?
Inom ramen för TF finns två typer av fysiska medier som kan utgöra “handlingar”, nämligen: (1) framställningar och (2) teknisk upptagningar. Framställningar är handlingar i skrift eller bild som kan uppfattas visuellt och utan tekniska hjälpmedel – såsom myndighetsbeslut, protokoll, journaler och allehanda utredningar –, medan tekniska upptagningar i stället är handlingar som enbart kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med tekniska hjälpmedel (2 kap. 3 § TF). Ett e-postmeddelande kan – förutsatt att det inte har skrivits ut på papper – enbart läsas med hjälp av en dator, en mobil eller något annat liknande tekniskt hjälpmedel och utgör därför en teknisk upptagning.
För att en sådan teknisk upptagning ska vara allmän krävs att den (1) förvaras hos en myndighet och (2) är inkommen till eller upprättad hos myndigheten (2 kap. 4 § TF). Den nämnd som ansvarar för socialtjänsten i en kommun – till exempel en socialnämnd – är en sådan “myndighet”. För att e-postkorrespondensen ska anses "förvarad" hos nämnden krävs att upptagningen är tillgänglig för den (nämnden) med tekniska hjälpmedel som nämnden själv utnyttjar (2 kap. 6 § TF). När e-postkorrespondensen har tillgängliggjorts för nämnden på detta sätt av någon annan är den också att se som inkommen dit (2 kap. 9 § TF). E-postkorrespondensen är dock i stället att se som upprättad hos nämnden, när (1) den har expedierats, (2) ärendet som e-postkorrespondensen hänför sig till har slutbehandlats eller (3) e-postkorrespondensen justerats eller färdigställts på annat sätt (2 kap. 10 § TF).
Vad gäller i ditt fall?
Slutsatsen är alltså att e-postkorrespondens utgör en tekniska upptagning och således också en handling. E-postkorrespondensen är dessutom en allmän handling, om den kan anses förvarade hos nämnden och inkomna till eller upprättade hos den (nämnden). Bedömningen av om så är fallet är mycket komplex och faller ytterst på myndigheten att göra själv. Det är därför inte möjligt att hör ge ett konkret svar på om just den e-postkorrespondens som du avser är förvarad hos nämnden och dessutom inkommen till eller upprättad hos den. Om e-postkorrespondensen däremot är det, utgör den alltså en allmän handling och eftersom var och en har rätt att ta del av sådana allmänna handlingar, kan du begära ut den.
Sekretess kan dock gälla
Det bör dock observeras att även om en handling är allmän, innebär det inte per automatik att sökanden har rätt att ta del av den. En allmän handling kan nämligen antingen vara offentlig eller hemlig. Sådana handlingar som både är allmänna och offentliga är tillgängliga för allmänheten och ska lämnas ut av myndigheten vid begäran därom. Allmänna, hemliga handlingar är i sin tur sådana handlingar som kan hemlighållas med stöd av bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen.
Min rekommendation
Sammanfattningsvis beror svaret på din fråga alltså på omständigheter i det enskilda fallet. Min rekommendation är därför att du begär att få ta del av e-postkorrespondensen och avvaktar nämndens beslut.
Hoppas att mitt svar är till hjälp och tveka inte att höra av dig igen om du har några fler frågor!
Vänligen,
