Kan en myndighet radera en offentlig handling för att den ska sluta vara offentlig?
Fallet om Linus Dunkers där skatteverket pressar honom på 400% skatt visar på svagheter i lagen om offentlig handling. När han bad om att få ut samtliga mail mellan skatteverket och honom så visade det sig att handläggaren konstigt nog raderat samtliga mail. Och i och med det kunde de med lagstöd säga att samtliga mail inte längre är offentliga handlingar.
Min fråga är då, räcker det för en myndighet att radera en offentlig handling för att den ska sluta vara en offentlig handling? Hur kan detta vara lagligt? Vad är då anledningen av att ha en lag om offentlig handling om man ändå som myndighet inte behöver följa den?
Fallet: Linus Dunkers, och Dunkers IT.
Lawline svarar
Hej och tack för att du vänder dig till Lawline med din fråga! Jag kommer nedan att redogöra för vad som gäller rättsligt och därefter kort sammanfatta vad jag kommer fram till.
Tryckfrihetsförordningen – är mail allmänna handlingar?
Av handlingsoffentligheten i 2 kap. 1 § tryckfrihetsförordningen (TF) följer att var och en har rätt att ta del av alla allmänna handlingar hos myndigheter. En handling är en framställning i skrift eller bild samt en upptagning som endast med tekniska hjälpmedel kan läsas eller avlyssnas eller uppfattas på annat sätt (2 kap. 3 § TF). En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och anses vara upprättad hos, eller inkommen till en myndighet (2 kap. 4 § TF).
Ett mail är en upptagning som kan avläsas med ett tekniskt hjälpmedel och anses vara förvarat hos en myndighet då det är tillgänglig för myndigheten med tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv utnyttjar för överföring i sådan form att den kan läsas eller avlyssnas eller uppfattas på annat sätt (2 kap. 6 § TF). Mailen anses inkomna till myndigheten när de har anlänt till den, och upprättade när de har expedierats och skickats iväg (2 kap. 9 och 10 § TF). Detta gör att mail som huvudregel betraktas som allmänna handlingar. Ett viktigt undantag är dock privata brev som rör tjänstemannens personliga förhållanden (2 kap. 8 § TF).
Raderade mail
Som allmän handling anses inte en handling som en myndighet förvarar endast i syfte att kunna återskapa information som har gått förlorad i en myndighets ordinarie system för automatiserad behandling av information (säkerhetskopia) (2 kap. 13 § TF). Detta innebär att raderade mail som endast finns i form av en säkerhetskopia inte räknas som allmänna handlingar. Däremot har Högsta förvaltningsdomstolen uttryckt att myndigheter har en skyldighet att så långt som möjligt återställa felaktigt raderade mail. I HFD 2015:45 förklarades skyldigheten så här:
" Med hänsyn till de intressen som bär upp regleringen i 2 kap. tryckfrihetsförordningen får en myndighet, när en enskild begär att få ta del av en allmän handling som felaktigt raderats i myndighetens ordinarie system, anses ha en principiell skyldighet att så långt möjligt återskapa handlingen från det säkerhetskopierade materialet. Att så skulle ske förutsattes också av lagstiftaren som därför valde att inte reglera detta särskilt."
Sammanfattning
Mail är som huvudregel allmänna handlingar. De upphör dock att vara allmänna när de raderas. För att reglerna inte ska kringgås och handlingsoffentligheten "urlakas" så har myndigheterna en skyldighet att så långt som möjligt återskapa felaktigt raderade mail. En myndighet kan således inte radera handlingar bara för att undgå offentlighetsprincipen.
Hoppas att du fick svar på din fråga!
Med vänlig hälsning,
