Har jag rätt att ta del av mail hos kommunens kulturförvaltning?
Jag vill få ut vad som mailats mellan en ordförande i vår hembygdsförening och kommunens kulturförvaltning. Räknas det som en handling jag kan begära ut?
Lawline svarar
Hej!
Tack för att du vänder dig till oss på Lawline med din fråga!
Mailen är allmänna handlingar
Regler om rätten att ta del av allmänna handlingar finns i tryckfrihetsförordningen (TF) 2 kap samt i offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Var och en har rätt att ta del av allmänna handlingar (2 kap. 1 § TF). Med handling menas en framställning i skrift eller bild eller en upptagning (2 kap. 3 § TF). Ett mail räknas som en framställning i skrift och är alltså en handling. En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndigheten (2 kap. 4 § TF). Kommunens kulturförvaltning är en myndighet. Om mailen finns i mailboxen hos kulturförvaltningen är de att anse som förvarade där. Detsamma gäller om mailen är förvarade på något annat sätt. Mailen som skickats från ordföranden i hembygdsföreningen räknas som inkomna till kulturförvaltningen när de har anlänt dit (2 kap. 9 § första stycket TF). Med detta menas att mailen ska ha kommit fram till kulturförvaltningens mailbox. Så kallad "privatpost" räknas inte som allmän handling (2 kap. 8 § TF). Mailen som skickats från kulturförvaltningen räknas som upprättade handlingar om de har expedierats (2 kap. 10 § första stycket TF). Med expediering menas att handlingen skickas till någon utomstående.
Om dessa förutsättningar är uppfyllda räknas mailen som allmänna handlingar som du har rätt att begära ut. Det kan dock vara så att det finns uppgifter i mailen som omfattas av sekretess.
Uppgifter i mailen kan omfattas av sekretess
En allmän handling måste också vara offentlig för att den ska kunna lämnas ut. Att en allmän handling är offentlig betyder att den inte innehåller uppgifter som omfattas av sekretess. Av din fråga framgår inte vilken information mailen innehåller. Jag kan därför inte svara på om det finns sekretessbelagda uppgifter i mailen. Regler om vilka uppgifter som omfattas av sekretess finns i OSL.
Hur du gör för att begära ut mailen
Om du vill ta del av mailen ska du vända dig till kulturförvaltningen. Du har rätt att kostnadsfritt titta på mailen hos kulturförvaltningen. Detta ska som huvudregel ske genast (2 kap. 15 § första stycket TF). Du har också rätt att få kopior av mailen. Detta ska ske skyndsamt (2 kap. 16 § TF). Kulturförvaltningen kan komma att ta ut en avgift för detta.
Kulturförvaltningen kommer först att göra en sekretessprövning av din begäran. Om man kommer fram till att mailen inte innehåller några uppgifter som omfattas av sekretess kommer de att lämnas ut till dig. Om kulturförvaltningen vägrar att lämna ut mailen eller delar av mailen har du rätt att få ett skriftligt beslut på detta. Beslutet kan överklagas (6 kap. 7 § första stycket OSL).
Hoppas att du fick svar på din fråga, annars får du gärna återkomma till oss!
