Får en myndighet ta ut en avgift för en kopia/avskrift av en allmän handling?
När man frågar efter offentliga handlingar från en Tingsrätt eller annan instans, får man alltid betala en avgift, och tiden som det tar går över en viss gräns. Är det lagligt? Bör inte offentlighetsprincipen garantera att man får gratis tillgång till offentliga handlingar?
Lawline svarar
Hej!
Tack för att du vänder dig till Lawline med din fråga!
Enligt offentlighetsprincipen ska handlingar hos myndigheter vara tillgängliga för allmänheten. Detta uttrycks i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF).
Får myndigheten ta ut en avgift?
En myndighet har rätt att ta ut en avgift för kopia eller en avskrift av en allmän handling (2 kap. 16 § första stycket TF). Läser du eller själv kopierar/skannar handlingarna på plats så kan myndigheten däremot inte ta betalt för att plocka fram handlingarna åt dig ( 2 kap. 15 § första stycket TF). Det kan dock hända att en myndighet måste göra en kopia av en handling även om du begär att få ta del av handlingen på plats då originalhandlingen anses så ömtålig att myndigheten inte vågar lämna ut den.
En grundförutsättning för att en myndighet ska kunna ta ut avgifter för kopior och avskrifter är att det finns en på förhand fastställd taxa (2 kap. 16 § första stycket TF). För statliga myndigheter är avgiften fastställd i avgiftsförordningen (1992:191).
Vad får myndigheterna ta betalt för?
Regeln i 15 § avgiftsförordningen ger myndigheter rätt att ta betalt för bland annat papperskopior eller avskrifter av allmänna handlingar. Däremot ger 15 § avgiftsförordningen inget stöd för att ta betalt för digitala kopior av dokument i t.ex. pdf- eller wordformat. Kopieringsavgiften ska täcka myndighetens kostnader för papper och slitage på kopieringsapparaten/faxmaskinen men några sådana kostnader uppstår knappast när myndigheten gör en kopia av en digital handling. I den statliga utredning SOU 2010:4 (s. 346 – 350) har man trots detta funnit stöd för att myndigheter har rätt att ta betalt för allmänna handlingar som lämnas ut elektroniskt. Eventuellt kan statliga myndigheter i stället stödja sig på 4 § p. 8 avgiftsförordningen för att ta betalt för allmänna handlingar som lämnas ut elektroniskt.
Sammanfattningsvis kan man konstatera att offentlighetsprincipen garanterar att var och en har tillgång till offentliga handlingar, detta behöver inte betyda att dessa bör vara gratis.
Om du har ytterligare frågor är du varmt välkommen att återkomma till oss på Lawline.
Med vänliga hälsningar,
