Brev adresserat till handläggare
Hej, idag lämnade jag in ett brev i en kommuns reception. Kuvertet var igenklistrat och överst hade jag skrivit namnet på den handläggare som brevet var avsett för.
Receptionisten mottog brevet och sprättade upp det direkt. På min fråga varför HON öppnade brevet svarade hon att det var hennes jobb och att hon var tvungen att ankomststämpla alla inkommande handlingar.
Jag blev snopen och kom mig inte för att säga något.
Under mitt yrkesverksamma liv var det väldigt noga med hur adressen var skriven och det var olagligt att öppna post där namnet stod överst på kuvertet. Om det stod tex avdelningens namn överst och handläggarens på raden under så kunde man öppna och diarieföra handlingen innan den gick vidare till handläggaren.
Det är ju många regler och lagar som förändras så min fråga är om hon gjorde rätt eller fel? Om det var fel vad kan jag då hänvisa till för paragrafer när jag påtalar det för hennes överordnade.
Lawline svarar
Tack för att du vänder dig till Lawline med din fråga!
Din fråga handlar om registrering av allmänna handlingar.
En allmän handling är ett begrepp som utgår utifrån offentlighetsprincipen och definieras i tryckfrihetsförordningen (TF).
Med en handling avses i första hand en framställning i skrift eller bild, dvs. en handling i traditionell bemärkelse. Sådana handlingar kan uppfattas visuellt utan hjälp av någon teknisk apparatur (2 kap. 3 § TF). Brevet till kommunens handläggare utgör sådan handling i traditionell bemärkelse.
Med begreppet allmän handling menar man handlingar som förvaras hos ett allmänt organ, t.ex. en statlig myndighet eller en kommun. Tre kriterier ska vara uppfyllda för att det ska röra sig om en allmän handling:
Det ska röra sig om en handling enligt tryckfrihetsförordningen (2 kap. 3 § TF) Handlingen ska förvaras hos myndigheten Handlingen ska vara antingen inkommen eller upprättad hos myndigheten (2 kap. 6 § TF och 2 kap. 7 § TF)Huvudregeln är att allmänna handlingar är offentliga. Rätten att ta del av allmänna handlingar kan begränsas genom sekretess, som innebär ett förbud att muntligen eller på annat sätt röja uppgifter. Det kan vara så att vissa uppgifter i en allmän handling omfattas av sekretess och att andra är offentliga. Bestämmelser om sekretess finns framför allt i offentlighets- och sekretesslagen (OSL).
För att bedöma om receptionisten har rätt att öppna brevet är det nödvändigt att undersöka om brevet utgör en allmän handling och om det skyddas av någon form av sekretess.När är en handling förvarad hos en myndighet?
En handling i form av en framställning anses förvarad hos en myndighet om den finns i myndighetens lokaler (2 kap. 3 § TF). I det här fallet kan brevet anses förvarat hos kommunen eftersom det finns i myndighetens lokaler.
Vad menas med en inkommen handling?
En handling anses inkommen till en myndighet när den har anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare tillhanda (2 kap. 6 § TF). Behörig befattningshavare är den som enligt myndighetens arbetsordning har till uppgift att ta emot handlingar, t.ex. registrator, eller den som handlägger det ärende till vilket en handling hör.
Det finns inget krav på att handlingen ska ha avlämnats i myndighetens lokaler för att den ska anses som inkommen till myndigheten. Det räcker med att behörig befattningshavare har tagit emot handlingen.
I det här fallet är handlingen inkommen till kommunen eftersom receptionisten kan anses vara en behörig befattningshavare som har till uppgift att ta emot handlingar.
Brev adresserat till handläggare
Ett brev eller annat meddelande som är ställt personligen till en handläggare på en myndighet anses som allmän handling om det gäller ett ärende eller någon annan fråga som myndigheten ansvarar för (2 kap. 4 § TF). Detta gäller oavsett om brevet finns i pappersform, som e-post, som meddelande i en röstbrevlåda eller som ett textmeddelande genom SMS. Avgörande är alltså inte handlingens yttre form utan dess innehåll.
Huvudregeln är alltså att ett brev eller ett meddelande ställt till en befattningshavare vid en myndighet och som rör myndighetens verksamhet ska vara en allmän handling. Detta gäller även om handlingen har formen av ett privatbrev till befattningshavaren. Vid tveksamhet bör man bedöma brevet som en allmän handling.
Brev av privat karaktär till en tjänsteman vid en myndighet är inte allmänna handlingar även om de skickas till en myndighet. När ett brev eller meddelande är adresserat till en befattningshavare och rör annat än myndighetens verksamhet, t.ex. fackliga frågor, är det inte heller en allmän handling (2 kap. 4 § TF).
Sammanfattningsvis kan det konstateras att brevet utgör en allmän handling i den mening som avses i tryckfrihetsförordningen.
Är den allmänna handlingen offentlig?
Huvudregeln är att allmänna handlingar är offentliga. Rätten att ta del av allmänna handlingar får inskränkas endast i den mån det motiveras av hänsyn till vissa i TF närmare angivna intressen. Dessa inskränkningar måste anges i en särskild lag, denna lag är offentlighets- och sekretesslagen (2 kap. 2 § TF). Dessa särskilt skyddsvärda intressen är:
rikets säkerhet eller dess förhållande till annan stat eller mellanfolklig organisationrikets centrala finanspolitik, penningpolitik eller valutapolitik myndigheters verksamhet för inspektion, kontroll eller annan tillsyn intresset att förebygga eller beivra brott det allmännas ekonomiska intresse enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden intresset av att bevara en djur- eller växtart.I det här fallet kan anses att brevet utgör en offentlig allmän handling eftersom det inte är av privat karaktär och det inte heller behöver skyddas genom sekretess. Dessutom är receptionisten skyldig att registrera alla allmänna handlingar så snart de har kommit in till eller upprättats hos kommunen (se 5 kap. 1 § OSL).
Sammanfattningsvis kan sägas att receptionisten har rätt att öppna och registrera brevet som har kommit in till kommunen i samband med ärende oavsett om det är ställt personligen till en handläggare.
Jag hoppas att du har fått svar på din fråga!
Med vänliga hälsningar
