Är myndighets interna e-post allmän handling?

FRÅGA
Hej! Jag har begärt ut mailkonversationer från en kommunanställd där avsändaradress och/eller mottagaradress är diverse anställda inom samma myndighet. Dessa epostadresser är redovisade i begäran. Min begäran avslogs med följande hänvisning:"BeslutAv de begärda handlingarna som finns listad lämnas nummer 183,457 samt 2033 ut i enlighet med begäran.I övrigt avslår Äldrenämnden din begäran om utlämnande av allmän handling.Skäl för beslut I (TF) finns reglerna om offentlighetsprincipen och det allmännas rätt till insyn i det offentliga. Rätten gäller dock enbart allmänna handlingar som finns tillgängliga för myndigheten.Beslut grundat enligt 2 kap. 4 § TF, enligt 2 kap. 9 § TF samt Enligt 2 kap. 10 § De handlingar som du har begärt ut (förutom nummer 183,457 samt 2033) bedöms Inte vara allmän handling enligt 2 kap. 4§ TF då de inte anses upprättade då handlingarna inte hänför sig till ett visst ärende och har varken justerats av myndigheten eller färdigställts på annat sätt. " Kan kommunen ha rätt här?Vad anses med "visst ärende", "justerats" och "färdigställts" i detta hänseende? I epostloggen ses rubriker som "Avstämning Hälso- och sjukvårdsfrågor" och"minnesant Hos arbsgrupp" Dessa rubriker känns som uppgifter som bör vara allmäna handlingar. På vilken grund skulle en eventuell överklagan vila på? Finns det andra sätt att ta del av dessa handlingar? Tacksam för er hjälp!
SVAR

Hej och tack för att du vänder dig till Lawline!

Inledning

Din fråga aktualiserar huvudsakligen tryckfrihetsförordningen (TF) och offentlighets- och sekretesslagen (OSL.

Utredning

Enligt 2 kap. 4 § TF ska en handling anses allmän om den förvaras hos en myndighet och enligt 2 kap. 9 § TF eller 2 kap. 10 § TF är att anse som inkommen till eller upprättad hos en myndighet. Av 2 kap. 6 § TF framgår att en handling som är en upptagning, det vill säga endast kan tillgodogöras med ett tekniskt hjälpmedel, ska anses förvarad hos en myndighet ska den vara tillgänglig i uppfattbar form hos myndigheten. En handling anses som inkommen om den på något vis skickats in till myndigheten av en annan aktör och anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare till handa. En handling anses upprättad om den antingen expedierats (lämnats till en mottagare utanför myndigheten eller på annat sätt offentliggjorts), slutbehandlats (det vill säga att en handling upprättats för ett visst ärende som avslutas utan att handlingen expedierats) eller justerats/annars färdigställts (exempelvis i fall då en handling varken expedierats eller är hänförlig till ett ärende som beslut kommer fattas i, men någon åtgärd som visar att handlingen är färdigställd ändå vidtas). Det framgår av 6 kap. 7-8 §§ OSL att en enskild får överklaga ett beslut av en myndighet om att inte utlämna en handling till vederbörande samt att överklagandet ska ske till en kammarrätt.

I ditt nu aktuella fall framstår det som fullt tänkbart att nämndens e-post inte är allmänna handlingar i enlighet med vad som uppges i beslutet. Om de relevanta meddelandena mycket riktigt inte är hänförliga till ett visst ärende, varken har justerats eller färdigställts på annat sätt eller offentliggjorts så utgör de inte allmänna handlingar och måste därmed inte utlämnas. Jag kan tyvärr inte bedöma om nämndens beslut är korrekt eftersom jag inte vet om så är fallet eller inte. Om du har anledning att tro att nämndens beslut är felaktigt eller har mycket starkt intresse av att få ut handlingarna kan du överklaga beslutet. Enligt min uppfattning behöver du inte uppge någon särskild grund för ditt överklagande eftersom du som enskild inte har tillgång till de uppgifter som krävs för att bedöma om nämndens beslut är korrekt eller inte. Med största sannolikhet kan du inte få tillgång till handlingarna på något annat sätt än genom att överklaga beslutet.

Handlingsplan

Min rekommendation till dig är att överklaga beslutet om du gärna vill ha tillgång till handlingarna eller tror att nämnden fattat ett felaktigt beslut. Tyvärr kan jag inte bedöma sannolikheten att ditt överklagande bifalls eftersom jag inte vet något om handlingarna i detta specifika fall.

Jag hoppas att mitt svar var till hjälp!

Med vänlig hälsning
Magnus Gustafsson
Fick du svar på din fråga?
Relaterat innehåll