Är mejl skickade inom samma myndighet att klassas som allmänna handlingar?

Question

När handlingar går mellan olika förvaltningar på en kommun så har man rätt att begära ut dem som allmän handling. En länsstyrelse består av olika enheter tex Avdelningen för samhällsbyggnad & miljöskydd och Ledningsstöd. Har man rätt att begära ut som allmän handling mail som gått mellan dessa avdelningarna?

Answer 1

Hej William och tack för att du vänder dig till Lawline!

Som du säger har man som huvudregel rätt att få ta del av allmänna handlingar, TF 2:1. En handling är en framställning i skrift som kan läsas, TF 2:3, och allmän om den förvaras hos en myndighet och är inkommen eller upprättad hos myndigheten, TF 2:4. En handling är inkommen när den anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare tillhanda, TF 2:9, och upprättad när den expedierats eller, om handlingen ej hänför sig till visst ärende, när den har justerats eller färdigställts på annat sätt, TF 2:10.

Ett brev eller mejl som är ställt personligen till den som innehar viss befattning hos en myndighet anses endast som allmän handling om den gäller ett ärende eller annan fråga som ska handläggas av myndigheten och inte är avsedd för mottagaren som innehavare av sin ställning, TF 2:8. Mejl utan ärendeanknytning som skickas mellan tjänstemän inom en myndighet har inte ansetts vara allmänna handlingar enligt HFD 2013 ref 86.

Men om organ som ingår i samma myndighet lämnar över en handling till annat organ inom samma myndighet, så anses handlingen inkommen eller upprättad endast om organen uppträder som självständiga i förhållande till varandra, TF 2:11. Vägledning kan här hämtas från HFD 2013 ref 40 - avgörande för bedömningen om en verksamhetsgren är självständig i förhållande till resterande delar av myndigheten kan vara att

organet självständigt förvaltar viss egendom, har viss handlingsfrihet inom en angiven ekonomisk ram, eller i övrigt kan vidta vissa faktiska åtgärder självständig och på eget ansvar.

Inom större myndigheter ses varje avdelning med egen beslutanderätt som ett självständigt organ. Ledning kan även hämtas från OSL 8:1-2 där huvudregeln är att sekretess gäller även mellan olika verksamhetsgrenar inom samma myndighet när de är att betraktas som självständiga i förhållande till varandra. Med "olika verksamhetsgrenar inom en myndighet som är självständiga i förhållande till varandra" menas densamma som i TF 2:11. För vägledning har man i förarbetena till OSL, prop 2008/09:150 s358, angett att om det finns olika delar av en myndighets verksamhet som har att tillämpa sinsemellan olika sekretessbestämmelser så är det fråga om olika verksamhetsgrenar.

Sammanfattningsvis kan man säga att dessa verksamhetsgrenar som du pratar om inom länsstyrelsen behöver vara självständiga gentemot varandra för att ett mejl som skickas från en avdelning till en annan ska anses som en inkommen allmän handling, prop. 2005/06:200 s. 146. Vidare gäller även att mejlet har någon slags ärendeanknytning om de ställs personligen till viss befattningshavare, finns ingen ärendeanknytning finns ingen rätt att se mejlen.

Hoppas det var svar på din fråga!