Är ett prov en allmän handling?
Jag undrar över om en allmän handling upphör att vara en sådan om den lämnar myndigheten.
Jag tycker att det framstår som att en handling endast kan vara allmän om den uppfyller ett antal kriterier där ett är att den förvaras hos myndigheten. Om handlingen i original lämnar myndigheten med en person bör med andra ord alla lagar som reglerar allmänna handlingar inte längre gälla just den handlingen. Ett exempel är ett prov som hämtas ut av elev eller student och därmed inte längre förvaras hos myndigheten.
Vad säger ni om detta?
Lawline svarar
Hej, och tack för att du vänder dig till oss på Lawline med din fråga!
Allmän handling
För att du ska kunna få ta del av en handling från en myndighet så krävs det mycket riktigt enligt tryckfrihetsförordningen (TF) att handlingen förvaras hos myndigheten (2 kap. 3 § 1 st. TF). Det krävs också att den är att betrakta som antingen inkommen (2 kap. 6 § TF) eller upprättad (2 kap. 7 § TF). Uppfyller handlingen dessa kriterier kallas den för allmän handling i juridisk mening. Det stämmer att man har rätt att ta del av allmänna handlingar förutsatt att de inte omfattas av sekretess.
Förvaringskriteriet
Förvaringskriteriet betyder inte att handlingen måste finnas i myndighetens lokaler utan den kan vara tillgänglig för myndigheten på andra sätt. Det finns flertalet situationer där en handling förvaras hos en myndighet utan att den befinner sig i myndighetens lokaler. Det kan exempelvis röra sig om att en tjänsteman har lånat hem handlingen (RÅ 1951 E 42), eller att en behörig befattningshavare tar emot handlingen vid ett hembesök eller dylikt (2 kap. 6 § TF). Att observera är också att det inte bara är originalhandlingen som räknas som förvarad, även kopior av handlingen räknas som förvarad. Och även om handlingen enbart tillfälligt befinner sig hos en myndighet så räknas den som förvarad.
Ett prov som en allmän handling
Ett prov är att se som en upprättad handling när det lämnas in (2 kap. 7 § TF). Även om någon har hämtat ut ett exemplar av provet så innebär inte det att provet inte längre finns förvarat hos myndigheten. Enligt arkivlagen har nämligen myndigheter en skyldighet att bevara allmänna handlingar (4–6 §§ Arkivlagen). Det finns ingen specificerad tidsgräns för hur länge myndigheten måste spara handlingarna, utan det är upp till myndigheten själv att göra en avvägning av intresset av att bevara handlingen gentemot en s.k. gallring av den (alltså förstöra den). Detta görs oftast genom en arkiveringshandlingsplan som reglerar hur länge som handlingen måste sparas (förvaras) hos myndigheten. På många universitet tycks det tillämpas fem år innan prov gallras, men jag föreslår att du kontaktar den berörda myndigheten för att få närmare svar om hur deras arkiveringshandlingsplan ser ut. Så länge handlingen finns i arkivet så är den alltså att anses som allmän, och offentlig, förutsatt att den inte är belagd med någon särskild sekretess (högst osannolikt rörande ett prov).
Jag hoppas att du har fått svar på din fråga annars är du hjärtligt välkommen att höra av dig till oss igen,
Med vänliga hälsningar,
