Är en minnesanteckning som sparats på dator en offentlig handling?
Hej.
Jag arbetar inom socialtjänsten och undrar om minnesanteckningar från en teamträff för en arbetsgrupp som sparas i en mapp på dator är en offentlig handling? Minnesanteckningar som innehåller punktform vad vi pratat om och gjort på vår teamträff, så frånvarande kan gå in o läsa vad som hänt. Det är inget protokoll och inget APT!
Tacksam för lite hjälp!
Lawline svarar
Hej! Tack för att du vänder dig till Lawline med din fråga!
En allmän handling är enligt 2 kap 3 § och 6-7 § tryckfrihetsförordningen (TF) en handling som är framställd i skrift eller bild som förvaras hos myndighet, inkommit till myndigheten eller som har upprättats hos myndighet.
Allmän handling?
Det som är intressant i din fråga är 2 kap 7 § TF då handlingen har upprättats hos en myndighet. För att en handling ska anses som offentlig handling så krävs det att den så kallat "expedierats" eller "slutbehandlats".
1. När en handling expedierats så har handlingen skickats till någon utanför myndigheten.
2. Dessutom kan en handling bli allmän om den "färdigställts" eller "slutbehandlats". Det innebär att handlingen inte kommer ändras vid en senare tidpunkt.
Minnesanteckning?
En minnesanteckningen ska inte vara en tjänsteanteckning. Skillnaden mellan minnes- och tjänsteanteckning är att en minnesanteckning endast är till för att underlätta en föredragning eller beredning av ett ärende samt inte tillför något nytt till ärendet., 2 kap 9 § TF. En tjänsteanteckning är det när det tillförs nya uppgifter för att fatta beslut i sak.
Vissa icke expedierade men slutbehandlade handlingar blir inte allmänna handlingar förrän de "arkiverats", 2 kap 9 § TF. Dessa handlingar är minnesanteckningar och utkast. När en handling har arkiverats så har handlingen förvarats hos myndigheten för förvaring. När en minnesanteckning endast sparas på en tjänstemans dator eller i en egen pärm anses de inte som arkiverade.
Vad gäller tjänsteanteckning så gäller de "vanliga" reglerna att handlingen ska ha expedierats eller slutbehandlats för att anses som en offentlig handling.
Sammantaget… vad jag förstår av din fråga så låter det som att det är en minnesanteckning då ni endast sammanfattat det ni pratat om och inte tillfört något nytt till ärendet för att ta ett beslut. Så länge ni inte skickar ut dessa anteckningar till någon utanför myndigheten eller arkiverar dem så ska de inte vara en offentlig handling.
