Använda privata fordon i tjänsten

Question

Jag driver ett vandrarhem och undrar i vilken utsträckning jag kan skjutsa gäster utan att det blir brottsligt. Vandrarhemmet är ett aktiebolag och ligger i glesbygd utan allmänna kommunikationer. Transportbehovet uppstår då gästen vill besöka oss utan utan att ha egen bil.
Vanligt är att gästen behöver hämtas/lämnas vid närmaste busshållplats. Avståndet är ungefär 25 km enkel resa. Vi kör mot en avgift som skall täcka, bränsle, bil och lön för den som kör. Normalt är bilen privat och ägs av en anställd som då får lön och km-ersättning från företaget. Det förekommer också att företagets egen bil används för ändamålet. Det händer också att vi skjutsar grupper av gäster till olika evenemang, också detta mot en avgift. Transporten är alltså inte huvudsaken i verksamheten men i vissa fall en förutsättning för att det skall fungera även för gäster utan egen bil.

Så, finns det risk för finkan?

Answer 1

Hej och tack för att du vänder dig till Lawline med din fråga! 

Jag tolkar din fråga som att du undrar om ert nuvarande upplägg kan innebära några problem för dig eller din verksamhet. 

Så som jag ser det finns det två potentiella problem med ert nuvarande upplägg. Detta är dock hypotetiska problem och de blir mer eller mindre aktuella beroende på vad som händer. 

Ditt bolags bokföring 

Precis som du vet ska alla utgifter i en verksamhet bokföras. Utan att gå in på för mycket bokföringstekniska detaljer då det normalt är en fråga för ekonomer och/eller revisorer, kan man säga att bokföringen ska spegla verksamheten på ett rättvisande sätt. Att bokföra löner med ett tillägg för körda kilometer kan se lite märkligt ut om man läser bokföringen. Så länge allt sker korrekt borde detta dock inte vara något större problem, men jag skulle råda dig att prata med din revisor för att klargöra om den ser något problem med upplägget. 

Att köra privata bilar i arbetssammanhang

Det andra problemet jag kan se är något mer konkret. Som du säger körs det mer eller mindre kommersiella resor med anställdas privata bilar. Att de skjutsar folk bäst de vill är förvisso helt upp till dem, men om det mot all förmodan skulle inträffa en olycka kan det faktum att bilen nyttjats kommersiellt vid olyckstillfället vålla problem, vilket kan innebära stora kostnader för bilägaren. Detta kan då innefatta allt från skador på bilen, som skador på andra bilar och/eller passagerare. Jag skulle råda er att dubbelkolla upplägget med berörda försäkringsbolag för att garantera att ni inte hamnar i en situation där försäkringsbolagen vägrar betala ut försäkringen. Annars kan det som sagt bli väldigt tråkigt för alla inblandade. Att detta sedan spiller över på dig som arbetsgivare är högst troligt. 

Sammanfattningsvis 

Att det skulle bli finkan för någon av er håller jag för extremt osannolikt. Däremot skulle jag råda dig att dubbelkolla hur redovisningen ska ske, samt att vara uppmärksam på försäkringsvillkoren för de berörda chaufförerna. Att ha någon form av bil i företaget som resorna görs med är något jag skulle rekommendera, främst av de anledningar som jag skrivit ovan, men också för att ett inköp av en bil i ett företag kan vara relativt förmånligt sett ur ett skattehänseende. 

Om du skulle ha några frågor kring mitt svar får du gärna kontakta mig på: [e-mail] 

Hoppas att du fick svar på din fråga!