Poströstning
Lawline svarar
Hej och tack för att du vänder dig till Lawline med din fråga! Jag kommer nedan att redogöra för vad som gäller rättsligt och därefter kort sammanfatta vad jag kommer fram till.
Postomröstning
Precis som du har identifierat är det lagen (2022:121) om tillfälliga undantag för att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor som gör det möjligt att delvis eller endast låta medlemmarna utnyttja sin rösträtt per post, även om det strider mot stadgarna och utan att det står i kallelsen till stämman (se 6 och 8 §). Denna lag ersätter den tidigare lagen från 2020 som riksdagen beslutade den 3 april 2020 i tider av hög smittspridning av covid-19.
För att Bolagsverket ska kunna besluta om förenklad avveckling krävs det att föreningen har ansökt om detta. En sådan ansökan förutsätter i sin tur att stämman har beslutat om en sådan ansökan. För att stämmans beslut ska vara giltigt måste det ha biträtts av samtliga röstberättigade medlemmar i föreningen. Det går alltså inte att genomföra en förenklad avveckling om någon motsätter sig beslutet eller avstår från att ta ställning i frågan, och likaså är fallet även om vederbörande har uteblivit från stämman (den frånvarande medlemmens godkännande bör dock kunna inhämtas i efterhand). Även samtliga styrelseledamöter och, i förekommande fall, VD måste lämna sitt samtycke till beslutet (9 kap. 29 § bostadsrättslagen och 18 kap. 2 § lagen om ekonomiska föreningar).
Det är upp till styrelsen att besluta hur poströstningen ska gå till, t.ex. vid vilken tidpunkt poströsten senast ska vara hos föreningen och om poströsten ska kunna göras med e-post. Det är dock viktigt att man är konsekvent med sättet man väljer. Styrelsen får således inför en föreningsstämma besluta att föreningsstämman ska hållas med enbart poströstning. Det innebär att medlemmarna inte alls får närvara vid stämman personligen eller genom ombud samt att utomstående inte ska ha rätt att närvara. Styrelsens beslut måste i så fall avse samtliga medlemmar (det är alltså inte tillåtet att förbjuda vissa medlemmar från att delta i en stämmolokal och andra inte). Styrelsen kan även besluta att medlemmarna får välja mellan alternativen.
Närvara på poströstningsstämma
De enda som får närvara på en ”ren” poströstningsstämma är stämmofunktionärerna, till exempel stämmoordföranden och sekreteraren, revisor samt styrelsen. I övrigt ligger det på styrelsens uppdrag att avgöra hur olika praktiska frågor ska lösas, tex när det gäller godkännande av dagordning, val av ordförande och upprättande av röstlängd och protokoll. (se prop. 2019/20:163 s. 22).
Poströstningsformulär
Vid ren poströstningsstämma ska medlemmarna kunna utöva sin rösträtt via post. Kallelsen till stämman ska innehålla information om hur medlem ska poströsta, det huvudsakliga innehållet i varje framlagt förslag om inte frågan är av mindre betydelse samt ett poströstningsformulär.
I poströstningsformuläret ska medlemmarna få möjlighet att begära att ett ärende ska bordläggas och hanteras vid en fortsatt stämma. Om minst en tiondel av samtliga röstberättigade begär det, ska ärendet skjutas upp till en fortsatt stämma som inte ska vara en poströstningsstämma (32 §).
Sammanfattning
De korta svaren på dina frågor är följande:
1. Lagen från 2022 är tillämplig.
2. Poströstningsformuläret ska ge medlemmarna möjligheten att begära att ärendet ska bordläggas.
3. Det följer av lagens förarbeten att det endast är de ”sedvanliga” stämmofunktionärerna som får delta vid ett poströstningsmöte (prop. 2019/20:163, vilken egentligen är till den tidigare versionen av lagen men alltjämt vägledande).
4. Styrelsen kan utse funktionärerna. Även detta följer av förarbetena.
Om du har någon fråga om mitt svar så får du gärna kontakta mig på Julia-saga.herhold@lawline.se.
Hoppas att du fick svar på din fråga och stort lycka till!
Med vänlig hälsning,
