När blir ett årsmötesprotokoll giltigt?
Hej ! Jag undrar om ett årsmötesprotokoll är giltigt när det är utskickat till medlemmar men ingen har signerat detta varken mötesordförande eller mötessekreterare ? Skall det inte utses justerare på ett årsmöte ? Om de sänder ut ett årsmötesprotokoll efter 6 månader påskrivet av både mötesordförande, mötessekreterare samt två stycken justerare som inte var utsedda på årsmötet är då årsmötet giltigt ?
Lawline svarar
Hej, och tack för att du vänder dig till oss på Lawline med din fråga!
Ett viktigt syfte med ett mötesprotokoll är att det har en bevisverkan. Det innebär att de som varit närvarande vid ett möte i exempelvis en förening ska kunna visa upp vad som sades och vilka beslut som togs på mötet genom ett mötesprotokoll för exempelvis medlemmarna i föreningen. Det är därför det också är viktigt att några av de som varit närvarande vid mötet också undertecknar protokollet för att intyga att det som står i protokollet stämmer.
Jag kan tyvärr inte utläsa helt vilken typ av årsmötesprotokoll som du menar i din fråga. Jag tolkar dock det som att det är fråga om en förening av något slag, då protokollet blivit utskickat till er medlemmar. Det finns olika regler för hur ett protokoll ska undertecknas som är beroende av vilken typ av förening det är fråga om. Det är olika regler för så kallade ekonomiska föreningar och så kallade ideella föreningar.
Mötesprotokoll i ekonomiska föreningar
Regler för protokoll som utförs i ekonomiska föreningar finns bland annat i lagen om ekonomiska föreningar. En ekonomisk förening arbetar för att främja medlemmarnas ekonomiska intressen genom sin verksamhet och har syftet att gå med vinst. Exempel på ekonomiska föreningar kan vara bostadsrättsföreningar och kooperativ.
Av 6 kap. 39 § lagen om ekonomiska föreningar framgår att vid den så kallade föreningsstämman, som är ett årsmöte där alla medlemmar i föreningen får närvara och vara med och besluta, så ska ett stämmoprotokoll föras. Detta protokoll ska undertecknas av protokollföraren, som även kan kallas sekreterare. Protokollet ska justeras av ordföranden om inte ordföranden är den som skrivit protokollet, samt minst en justerare som blivit utsedd av föreningsstämman. Detta innebär att vid ett årsmöte där medlemmarna också får vara med och besluta, så ska den som skriver protokollet, ordföranden och minst en utsedd justerare underteckna protokollet.
Den regel som jag beskrivit ovan gäller dock för föreningsstämman. Skulle det inte vara ett årsmöte som klassas som föreningsstämma, kan det vara andra regler för protokollförande som blir aktuella. Dessa regler står dock inte i lagen om ekonomiska föreningar, utan det kan vara regler som föreningen själv har satt upp och som ska följa så kallad god föreningssed. Protokollet ska åtminstone undertecknas av någon som varit närvarande på mötet, och kan då fortfarande vara sekreteraren eller ordföranden och en justerare. Det är dock inte helt orimligt att samma regler gäller även för mindre möten i föreningen som för föreningsstämman.
Ideella föreningar
Ideella föreningar är föreningar som inte har något vinstsyfte, utan drivs helt ideellt av de som skapat och är med i föreningen. Ideella föreningar har ingen specifik lag som bestämmer hur deras protokoll ska utföras eller undertecknas för att vara giltigt. För ideella föreningar gäller i stället föreningens egna stadgar och så kallad god föreningssed. Men i de flesta fall är det sekreteraren som har ansvaret för att protokollet är korrekt. Justerarna som blivit utsedda har oftast till uppgift att granska och intyga att protokollet är korrekt utfört. För att intyga detta ska justeraren, eller om det är flera utsedda justerare, underteckna protokollet. Beroende på vad som står i föreningens regler om årsmötesprotokoll, så kan ett sådant protokoll vara ogiltigt om inte justerare undertecknar protokollet. Eftersom det beror på föreningarnas egna regler, så kan det även vara så att det krävs flera underskrifter än bara justerares, exempelvis ordförande och den som skrivit protokollet.
Mitt svar och rekommendation
Jag kan tyvärr inte helt tydligt svara vad som gäller för årsmötesprotokollet i ditt fall, då jag inte vet vad för typ av förening som utfört detta protokoll. Skulle det vara en ekonomisk förening och det är en så kallad föreningsstämma som protokollet hänförs till, så ska protokollet skrivas under av sekreteraren, ordföranden och justerare. Justerarna ska då varit utsedda under mötet. Om det inte är en föreningsstämma, så är det föreningens egna stadgar och god föreningssed som reglerar hur protokollet ska skrivas och undertecknas. För ideella föreningar så är det föreningens egna regler, men även god föreningssed, som styr när ett protokoll blir giltigt. Det är vanligt att ordföranden och en eller flera justerare ska underteckna ett mötesprotokoll, men kan också vara att även sekreteraren ska skriva under. Även för mötesprotokoll vid ideella föreningar så är det vanligt att justerare utses under mötet, och som ska intyga att protokollet stämmer. Jag rekommenderar dig att leta upp din förenings specifika regler kring just mötesprotokoll för att se vad som gäller, eftersom detta kan variera mellan olika föreningar.
Om du inte tycker att just det protokoll du fått hem faller in under det jag beskrivit i mitt svar, får du gärna skicka ett mail till mig vad det är för sorts förening som protokollet gäller, så kan jag förhoppningsvis ge dig ett tydligare svar.
Maila mig i så fall på denna adress: hilma.nilsson@lawline.se
Annars hoppas jag att jag kunnat besvara din fråga. Har du fler funderingar är du alltid välkommen att återkomma med dessa till oss på Lawline!
Vänligen,
