Kan mejlutbyten klassificeras som allmänna handlingar?
Är teams meddelanden som har betydelse för ett beslut i ett ärende en allmän handling?
Lawline svarar
Hej och tack för att du vänder dig till Lawline med din fråga!
För att något ska anses vara en allmän handling (se 2 kap. 1 § TF) och därmed omfattas av offentlighetsprincipen (så att du som enskild kan kräva ut handlingen) så måste vissa kriterier vara uppfyllda.
Meddelandet måste uppfylla några krav (rekvisit) för att anses vara allmänna handlingar enligt tryckfrihetsförordningen (TF).
Handlingen kommer anses vara allmän om handlingen både (1) förvaras hos en myndighet samt antingen är (2) inkommen till myndigheten eller upprättad hos myndigheten (2 kap. 4 § TF).
Jag kommer utgå från att meddelandena du talar om befinner sig hos en myndighet. Om det skulle vara så att den inte befinner sig hos en myndighet så kan du alltså inte begära ut dessa då de inte kan klassas som allmänna handlingar.
Vidare så krävs det att något antingen är inkommit eller upprättad hos myndigheten. Med inkommen så avser detta att något har skickats in till myndigheten av någon utomstående (se 2 kap. 9 § TF) Du har inte förtydligat i din fråga ifall detta är ett mejlutbyte som sker internt hos en myndighet eller mellan exempelvis en befattningshavare hos myndigheten och någon utomstående. Om det senare förhållandet föreligger (handlingen går ut resp. in från myndigheten) så ska den i princip alltid klassas som en allmän handling och lämnas ut.
För att den ska vara upprättad krävs att antingen en av situationerna nedan är uppfylld (2 kap. 10 § TF). Handlingen kan anses vara allmän antingen genom att (1) handlingen har lämnats ut från myndigheten till en utomstående aktör ("expedierats"), att (2) själva ärendet har avslutats och att det nu finns en handling som angår ett visst ärende ("slutbehandlats") och slutligen att (3) handlingen har justerats/annars färdigställts, helt enkelt att någon åtgärd företas för att påvisa att handlingen är färdigställd.
Så, om meddelandena du talar om handlar om ett utbyte mellan en (1) befattningshavare hos en myndighet så har den mer än troligt (2) inkommit via myndighetens mejl till en viss befattningshavare och man som enskild bör alltså kunna utkräva teams-meddelandena. Den kan också anses vara inkommen om myndigheten handlägger ett ärende och teams-meddelandena är en del av utredningen, då dessa mejl förmodligen skickats in till myndigheten inför utredningen du skriver om.
Jag skulle, förutsatt att ett förhållande som ovan föreligger, kräva att få ut uppgifterna från myndigheten med stöd av offentlighetsprincipen. Som svar på din fråga så kan alltså mejlutbyten klassificeras som allmänna handlingar, men några krav måste vara uppfyllda för detta.
Jag hoppas du fick svar på din fråga!
