Hur ska man tolka 5 kap. 2 § andra punkten OSL?

Fråga

Hur ska man tolka OSL 5 kap 2§ krav 2 gällande register som hanterar handlingar som omfattas av registreringsskyldigheten : "diarienummer eller annan beteckning handlingen fått vid registreringen?"Måste beteckningen vara unik för handlingen eller kan det räcka att handlingen går att söka fram utifrån personnummer? Frågan ställd utifrån att vi i min myndighet hanterar sekretessreglerade handlingar i system där handlingarna inte får något löpnummer el motsvarande men går att söka fram utifrån t.ex. personnummer.

Svar

Hej! Tack för att du vänder dig till oss på Lawline med din fråga!

Av lagkommentaren till specifikt den paragraf och punkt som din fråga avser framkommer att skyldigheten som kravet innebär, dvs. att registrera diarienummer, endast gäller om myndigheten gett handlingen ett sådant nummer. Av kommentaren kan man alltså utläsa att det inte finns något strikt krav på diarienummer, utan istället att kravet gäller då handlingen givits ett sådant.

Varje diarienummer är i allmänhet unika. Men eftersom krav 2 i bestämmelsen du undrar över endast gäller då handlingen har fått ett sådant nummer vid registrering så finns det åtminstone inget förbud i lagen för att inte ha diarienummer och att istället söka fram handlingen med hjälp av t.ex. personnummer. Hoppas du fått svar på din fråga!

Med vänliga hälsningar,