Hur länge ska en ekonomisk förening spara årsstämmo- och styrelseprotokoll, samt medlemsförteckning?
Vi har en ekonomisk förening. Hur länge måste man spara årsstämmo- resp. styrelseprotokoll och är man skyldig att lämna ut dem? Likaså medlemsförteckning?
Lawline svarar
Hej och tack för att du vänder dig till Lawline med din fråga!
Vid årsstämma (föreningsstämma) för ekonomiska föreningar ska det föras stämmoprotokoll, och detta ska hållas tillgängligt för medlemmarna senast 3 veckor efter stämman. Stämmoprotokollet ska försvaras på ett "betryggande sätt" (6 kap. 40 § Lag om ekonomiska föreningar). Styrelseprotokollet ska även det förvaras på ett "betryggande sätt", men det finns inget krav på detta ska hållas tillgängligt för medlemmarna (7 kap. 25 § Lag om ekonomiska föreningar). Vad lagstiftaren menar med "betryggande sätt" har vi inget svar på, inte ens i förarbeten till lagen. Det framgår inte heller vilken tidsgräns som gäller för förvaring av dessa protokoll. Räkenskaper (årsredovisningar, balansräkningar, bokslut, kassaböcker) ska förvaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår räkenskapsåret avslutades. Men stämmo- och styrelseprotokoll räknas ju inte som räkenskaper. Därför är det säkrast att tolka "betryggande sätt" på det vis att de bör förvaras i evig tid.
Vad gäller medlemsförteckningen är det tydligare. Den ska hållas tillgänglig hos föreningen för var och en som vill ta del av den (5 kap. 5 § Lag om ekonomiska föreningar). Vidare ska den bevaras så länge föreningen består och under minst sju år efter föreningens upplösning (5 kap. 6 § Lag om ekonomiska föreningar). Med andra ord finns det en skyldighet att under viss tid bevara medlemsförteckningen.
Hoppas du fick ett någorlunda svar på din fråga!
Mvh
