Gäller årsmötets beslut omgående eller måste protokollet justeras
Hej, vi är en ideell långfärdsskridskoklubb i Borås. Vid vårt Årsmöte igår uppstod en fråga när vi skulle ändra våra stadgar om klubbens firmatecknare, Texten vi ville ha löd som följer, Firman tecknas av ordförande och en av årsmötet utsedd styrelseledamot var för sig eller tillsammans. Problemet uppstod när stadgeändringen kunde börja att gälla, de flesta menade att det började när årsmötesprotokollet var justerat, men en medlem påstod att just denna paragraf i stadgarna kunde justeras direkt och då kunde de nya stadgarna gälla direkt. Vilket är korrekt? Kan man justera en speciell paragraf i stadgarna? Mvh
Lawline svarar
Hej
Tack för att du vänder dig till Lawline med din fråga.
Justering i föreningslivet:
Det finns ingen lag som styr ideella föreningar. Av den anledningen blir det extra viktigt vad som står i stadgarna. Utöver detta finns det såklart en slags sedvänja eller praxis i föreningslivet. Ibland kan man också dra paralleller med ekonomiska föreningar. Frågan om justering får nog närmast betraktas som en slags sedvänja eller praxis i det ideella föreningslivet. Det finns inget krav att det ska förekomma justering. Framgår det av stadgarna måste man såklart ha det.
Beslut, protokoll och justering:
Funktionen med justering är att innehållet i protokollet ska överensstämma med mötets vilja. Tanken är att någon annan än den som för protokollet ska kontrollera detta genom justering. Huvudtanken måste alltså vara att protokollet gäller fullt ut efter att det blivit justerat.
Det betyder dock inte att mötets beslut inte har beslutskraft förrän protokollet har full giltighet. Protokollet kan sägas vara ett slags bevismedel med vilket föreningen kan bevisa de beslut som tagits på mötet. Det är ju trots allt mötet som beslutat och inte protokollet. Det vanliga är att styrelsen väntar med åtgärder speciellt i förhållande till utomstående parter till dess att protokollet blivit justerat för att undvika jobbiga situationer.
Utomstående parter:
I kontakten med utomstående som banker och liknande är dock bevismedlet protokoll helt avgörande. En bank lär begära protokoll om de t ex ska ändra vilka personer som är firmatecknare i sitt register. Om årsmötet beslutat om justeringsperson så kommer banken kräva att denna skriver under innan de gör någon ändring. Om stadgarna föreskriver att justeringsperson ska utses lär de förmodligen kräva att mötet görs om, om ingen justeringsperson utsetts.
Omedelbar justering:
Ett sätt att delvis slippa dessa problem är så kallad omedelbar justering. Justeringspersonen skriver då i normalfallet på protokollet direkt på mötet. Det gäller då såklart att ha tillgång till ett färdigskrivet protokoll.
Sammanfattning:
Det viktigaste i en ideell förening är stadgarna. Stadgarna är det regelverk som föreningen har att rätta sig efter. Om inget framkommer i stadgarna att det krävs justering för beslutskraft så gäller mötets beslut omgående. Däremot så är det klokt att välja att avvakta att agera till protokollet är justerat för att undvika eventuella problem. Mot utomstående som banker och liknande är dock bevismedlet justerat protokoll ofta helt avgörande för att de ska göra något.
