Får en myndighet skicka ut allmänna handlingar via email?
Hej
Jag undrar om det är lagligt eller olagligt att skicka Allmänna dokument i ett miljöärende som jag själv anmält.
Avdelningschefen på Miljöförvaltningen säger att det är mot lagen att skicka dem via email.? Tog mig mer än fem veckor att få ut mina dokument trots 7 påminnelser och JO anmälan.
Finns bara fyra dokument som är klassade som sekretess och det är mina egna.
Vår tidning här i stan fick däremot ut dokumenten 1 månad innan mig.
Tillbaka till frågan får en myndighet skicka dokumenten via email till mig?
Lawline svarar
Hej, och tack för att du vänder dig till Lawline med din fråga!
När det kommer till utlämnande av allmänna handlingar är det 2 kap. Tryckfrihetsförordningen (TF) och Offentlighet- och sekretesslagen (OSL) som är aktuella.
Vad är en allmän handling?
Enligt 2 kap. TF är en handling allmän om den har inkommit till en myndighet, och är förvarad hos denna, 2 kap. 4 § och 2 kap. 9 § TF.
Med inkommen avses att den har kommit in till myndigheten på något sätt, fysiskt eller digitalt, till exempel genom en anmälan. Med förvarad avses att den finns hos myndigheten, antingen fysiskt eller digitalt.
Sekretess
När man väl fastställt att en handling är allmän går man vidare och kollar om handlingen ska kunna lämnas ut, dvs om den är offentlig. Huvudregeln är att alla allmänna handlingar är offentliga och ska kunna hämtas ut av vem som helst, men för att skydda vissa allmänna och enskilda intressen finns det sekretessbestämmelser i Offentlighet- och Sekretesslagen som medför undantag till offentlighetsprincipen.
När man prövar sekretess tittar man dels på vilka sorts uppgifter det är i handlingarna men också vem som begär ut handlingarna. Ju starkare sekretesskydd, desto större utredningsskyldighet har myndigheten att ställa frågor om vem som begär ut handlingarna, se 2 kap. 18 § TF. Detta eftersom skaderekvisitet "kan antas orsaka men för en enskild" som finns i många paragrafer i OSL t.ex. påverkas av vem som hämtar ut materialet.
Sekretessbrytande grund
Enligt 10 kap. 3 § OSL har den som är part i ett ärende rätt till insyn i sina handlingar (partsinsyn) trots sekretess. Dock får detta åsidosättas om det finns andra enskilda eller allmänna intressen av synnerlig vikt som gör att uppgifterna i materialet inte får röjas. Sker detta så ska myndigheten informera om det och göra de förbehåll som krävs för att den enskilde ändå ska få ut så mycket information om sitt ärende som möjligt.
Skyndsamhetskravet vid utlämnande av
En begäran om att få ut kopior av allmänna handlingar ska enligt 2 kap. 15 § och 16 § TF behandlas skyndsamt. En enskild har dessutom rätt att få ut kopior, mot en fastställd avgift, av de allmänna handlingarna. Enligt JO ska en myndighet normalt lämna besked i utlämnandefrågan samma dag som en begäran har gjorts. Myndigheten ska alltså antingen lämna ut handlingen eller ge dig besked om att du inte har rätt att få ut den. Enligt JO får beskedet dröja någon eller några dagar om det är nödvändig för att myndigheten ska kunna ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och offentlig. Det kan såklart behövas ännu längre tid om begäran avser ett omfattande material, se JO-beslutet 4209-09.
Rätt att få ut handlingar via e-mail?
Dock finns det ingen skyldighet enligt lag för myndigheten att maila ut digitala kopior. Det finns å andra sidan heller inget hinder mot att göra så, men en myndighet väljer själv, med hjälp av interna riktlinjer om de mailar ut digitala kopior. Det vanligaste är att man får utskrivna kopior på posten. Dessa ska dock behandlas skyndsamt som sagt.
Det finns alltså ingen laglig skyldighet för myndigheten att lämna ut kopior av handlingar via mail. De får dock välja att göra detta då inga restriktioner finns mot det i TF, jämför 2 kap. 16 § TF. En anledning till att de inte vill lämna ut på mail kan vara att det anses göra det mer tillgängligt för spridning.
Hoppas detta gav dig svar på din fråga!
Med vänliga hälsningar,
