Är mail/e-post allmän handling och hur länge måste de sparas?
Kan jag som arbetar/arbetat i kommunen begära ut mailkonversation mellan två parter i kommunen som diskuterar mig och min uppsägning. Och hur länge har kommunen skyldighet att spara sådan konversation?
Lawline svarar
Hej och tack för att du vänder dig till Lawline med din fråga!
Av handlingsoffentligheten i 2 kap. 1 § tryckfrihetsförordningen (TF) följer att varje svensk medborgare har rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter. Avgörande för svaret på din fråga blir således om e-postkorrespondensen ska anses vara allmänna handlingar. Nedan kommer jag att redogöra för vad som är en allmän handling, hur man begär ut handlingar och hur länge de måste sparas. Längst ned finns en sammanfattning.
Vad är en allmän handling?
En handling är i lagens mening varje framställning i skrift eller bild samt upptagningar i tekniska medier, däribland SMS och e-post. Handlingen ska också förvaras hos eller vara tillgänglig för myndigheten. Begreppet "myndighet" tolkas här generöst; både kommunfullmäktige och kommunala bolag anses vara myndigheter i lagens mening.
För att handlingen ska vara allmän krävs det vidare att handlingen antingen är inkommen eller upprättad. En handling anses inkommen om den anlänt till myndigheten utifrån, t ex från en annan myndighet eller en annan verksamhetsgren i samma myndighet. Handlingar som inte inkommit blir offentliga när de upprättats. Det sker när handlingen expedieras (lämnar myndigheten) eller då ärendet dit handlingen hör har slutbehandlats, om själva handlingen normalt inte expedieras.
Ett undantag från handlingsoffentligheten är privata brev som rör tjänstemannens personliga förhållanden (2 kap. 4 § TF). Det är innehållet styr, blandas privata och jobbangelägenheter i en skrift anses hela handlingen vara offentlig. Undantaget gäller heller inte rubricerad och logga, man kan därför se vem tjänstemannen pratar med, även om själva innehållet är privat.
Hur man begär ut en allmän handling
Allmänna handlingar kan begäras ut på plats hos myndigheten (2 kap. 12 § TF). En begäran ska hanteras genast eller så snart som möjligt (samma dag eller nästa dag). Handlingen får även skrivas eller avbildas. Det är alltså tillåtet att kostnadsfritt kopiera genom exempelvis fotografering eller medförd kopieringsapparat. En begäran kan också ske på distans (2 kap. 13 § TF).
Den som begär ut en allmän handling har rätt att vara anonym. Du behöver därför inte legitimera dig med anledning av din begäran. Beslut av en myndighet att inte lämna ut handlingar är överklagbara.
Skyldigheten att spara allmänna handlingar
Det finns ingen lagstadgad tidsangivelse för hur länge myndigheten måste spara allmänna handlingar. Enligt arkivlagen svarar varje myndighet för sin arkivvård. Det är alltså myndighetens egna arkiveringshandlingsplan som reglerar hur länge handlingen måste sparas.
Sammanfattning - i ditt fall
Vi kan först konstatera att e-postmeddelanden är handlingar i lagens mening. Utifrån din fråga framgår det emellertid inte om tjänstemännen på kommunen jobbar inom samma eller olika verksamhetsgrenar. Är det fallet, blir handlingarna allmänna så snart de skickas. Om de arbetar inom samma verksamhetsgren, blir meddelandena allmänna handlingar så snart ärendet till vilket de hör har slutbehandlats. Om e-postmeddelandena rör din uppsägning, bör de bli allmänna handlingar när beslut tagits i frågan.
Jag kan däremot inte svara på hur länge handlingarna ska sparas. För att ta reda det föreslår jag att du vänder dig till kommunen eller läser deras arkiveringshandlingsplan.
Med vänlig hälsning,
