Är brev till chef på förvaltningsmyndighet en offentlig handling?
Hej ! Jag arbetar på en kommun och min fråga är om brev mellan chef (förvaltningschef) och anställd inom förvaltningen är offentlig handling. Dessa brev gäller kritik mot en anställd på förvaltningen. Den anställde har förvägrats att se innehållet i breven, och vem som skrivit de påstådda breven. Men de används av förvaltningschefen som faktaunderlag och påstående om det ena och andra, som för den anställde blir omöjlig att bemöta. Förvaltningschefen menar, på begäran från brevskrivaren, att denne ska vara anonym. De är inte diarieförda. Är detta förfarande i enlighet med offentlighetsprincipen? Har den den anställde som berörs av breven rätt att se dessa och i dess helhet? D v s är det offenlig handling?
Lawline svarar
Hej och tack för att du vänder dig till Lawline.
Såsom jag förstår det så har en anställd skickat ett brev till en chef på en förvaltningsmyndighet. Dina frågor är som följer:
1.Är brevet en offentlig handling?
2. Kan avsändaren vara anonym?
1. Det första som måste fastställas är om brevet anses vara en handling. Enligt 2:3 tryckfrihetsförordningen (TF) så är en handling en framställning i skrift eller bild m.m. Brevet är således en handling.
Enligt 2:4 TF så är brev eller annat meddelande som är ställt personligen till den som innehar befattning vid myndighet anses som allmän om handlingen gäller ärende eller annan fråga som ankommer på myndigheten. Eftersom personalfrågor är något som ankommer på myndigheten är således handlingen allmän.
För att handlingen ska vara offentlig krävs det dessutom att det inte finns någon sekretessbestämmelse som hindrar handlingens utlämnande. Dessa bestämmelser finns huvudsakligen i 2:2 TF och i offentlighets- och sekretesslagen. Om myndigheten vill använda sig av någon sekretessbestämmelse så måste de hänvisa till den. Detta innebär att om myndigheten inte kan åberopa någon sekretessbestämmelse så är handlingen offentlig i sin helhet.
2. Myndigheten har ingen undersökningsplikt gällande vem som skickat brevet. D.v.s. om det inte framgår av brevet vem som skickat det så behöver inte heller myndigheten anstränga sig för att ta reda på vem det är. Är det däremot så att det är klart vem som är brevets avsändare så kan detta enbart hållas hemligt med hänvisning till någon sekretessbestämmelse.
Jag hoppas du fått svar på din fråga.
Vänliga hälsningar,
