Har alla i en föreningsstyrelse rätt att gå igenom ett styrelseprotokoll innan det har justerats?
Jag är sekreterare i en bostadsrättsförening. Kassören menar att när jag skrivit klart protokollet att jag ska skicka runt detta till hela styrelsen så att alla kan lägga till det de anser att jag missat. Detta menar kassören att jag ska göra innan ordförande och justeringsman skriver under. Jag säger att jag endast låter ordförande och justeringsman ta del av protokollet, så att dessa kan göra de förändringar som ev behövs. Efter detta skriver jag som sekreterare, ordförande och justeringsman under protokollet. Det justerade protokollet skickar jag sedan till alla i styrelsen.
Vem har rätt? Kassören går hårt åt mig som sekreterare i denna fråga och ifrågasätter mig.
Lawline svarar
Hej och tack för att du vänder dig till oss på Lawline,
UTREDNING
Jag tolkar ditt ärende enligt följande. Du sitter i styrelsen i din bostadsrättsförening och har uppdraget som sekreterare. En annan styrelseledamot, kassören, menar att övriga i styrelsen äger rätt att få ta del av innehållet i styrelseprotokollen innan dessa justeras. Du har emellertid en annan uppfattning och har anfört att du som protokollförare endast bör överlämna dokumentationen till ordföranden och den personen som ska justera protokollet för att därefter delges övriga i styrelsen. Mot bakgrund av det ovan sagda undrar du nu vad som gäller i det här avseendet. Och den lagstiftning som främst behöver beaktas vid besvarandet av din fråga är lagen om ekonomiska föreningar (föreningslagen, EFL). Bostadsrättslagen (BRL) saknar tillämpliga bestämmelser för den nu uppkomna situationen varför föreningslagen måste konsulteras (en bostadsrättsförening är nämligen en sorts ekonomisk förening, vilket gör att föreningslagens regler i många avseenden även gäller bostadsrättsföreningar).
Inledningsvis kan det konstateras att styrelsen vid sina sammanträden alltid är skyldig att föra protokoll och i dessa ska de beslut som styrelsen har fattat antecknas. Protokollet ska sedan undertecknas av den som har varit protokollförare. Det ska även justeras av ordföranden, om denne inte skulle ha fört protokollet, och av ytterligare en ledamot som styrelsen har utsett (7 kap. 24 § EFL). Det är således brukligt med tre stycken underskrifter. Vidare vittnar också ovanstående om att det tillvägagångssätt som du förordar ligger helt i linje med den ovannämnda bestämmelsen i föreningslagen som reglerar frågor som rör styrelseprotokoll. Samtidigt ska det noteras att det inte heller föreligger något uttryckligt förbud mot att styrelsen anammar det förfarande som kassören har föreslagit. Lagstiftaren har inte befattat sig med den här typen av detaljfrågor av mer vardaglig karaktär varför det vid oenighet inom styrelsen ankommer på styrelsen själv att besluta om vad som ska gälla beträffande just rutiner och övriga spörsmål kopplade till den sedvanliga arbetsordningen. I fråga om styrelsens beslutsförhet är denna beslutsförhör om mer än hälften av hela antalet styrelseledamöter är närvarande eller det högre antal som eventuellt har bestämts i stadgarna (7 kap. 21 § 1 st. EFL). Och som styrelsens beslut gäller den mening som mer än hälften av de närvarande styrelseledamöterna röstar för vid sammanträdet, om det enligt stadgarna inte krävs en särskild röstmajoritet. Och vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst (7 kap. 22 § 1 st. EFL).
Avslutande ord och ytterligare rådgivning
Sammanfattningsvis lyder det korta svaret på din fråga att det inte finns något givet svar på vem som de facto har rätt i det här fallet, men enligt min mening torde ditt upplägg vara det mest brukliga bland föreningsstyrelser i allmänhet. Styrelsen liknar dock en demokratisk församling varför interna meningsskiljaktigheter ytterst måste löses genom en votering. Min bedömning är därför att du tillsvidare kan vägra att tillmötesgå kassörens krav på att få läsa protokollen innan justeringen äger rum och att han eller hon istället får hänskjuta frågan till nästa styrelsesammanträde.
Vid fler frågor är du varmt välkommen att höra av dig på nytt. Antingen här på hemsidan och då genom några av våra utmärkta betaltjänster eller via vår ordinarie byråverksamhet. Själv nås jag på jacob.bjornberg@lawline.se och du får mer än gärna kontakta mig direkt ifall du önskar ytterligare hjälp i den fortsatta processen. I så fall kan jag slussa dig vidare till någon av byråns eminenta jurister utan att du behöver sitta i telefonkö. Mot bakgrund av COVID-19 erbjuder våra jurister idag möten såväl telefonledes som på Skype och andra liknande digitala plattformar.
Avslutningsvis är den livliga förhoppningen att min hantering av ditt ärende har varit matnyttig och presenterats i en för dig utförlig och tillfredsställande form. Återkom gärna med synpunkter genom att skicka in ett omdöme när du mottar en sådan förfrågan.
Vänligen,
