Digitalisering av personalens akter - måste något sparas i original?
Hej,
Vi skall börja en process med att digitalisera våra personal akter. Finns någon lag om att tex. anställningsavtal, eller andra dokument i en personal akt, måsta sparas i original (pappersform)?
Mvh,
Lawline svarar
Hej,
Tack för att du valt att vända dig till oss på Lawline med din fråga!
I mitt svar antar jag att ni inte är en myndighet, utan ett privat bolag som avser att digitalisera er personals akter. Är det så att ni inte är ett privat bolag får du gärna kontakta mig på min mail nedan för i så fall kan svaret att se annorlunda ut.
Vad gäller personals handlingar så som anställningsavtal, finns det inga krav på att handlingarna måste arkiveras i pappersformat. Lagen innehåller inte några sådana regleringar. Däremot kan det vara bra att spara handlingarna i pappersformat/original ur ett bevishänseende. Skulle en tvist uppstå i framtiden gällande någon av de digitaliserade handlingarna skadar det inte att ha handlingen i original. Dessutom är det bra att spara ett exemplar i pappersformat om de digitaliserade på något sätt skulle förstöras eller krascha.
Notera att det finns särskilda arkiveringsregler för ett bolags räkenskapsinformation. Eftersom din fråga endast avser personalens akter kommer jag inte redogöra för vad som gäller för räkenskapsinformation. Mer om det finner du i Bokföringslagens 7 kap samt på skatteverkets hemsida.
Vissa löneuppgifter måste också enligt av bokföringsändamål sparas under en viss tid. Men ingenting hindrar er från att digitalisera dessa uppgifterna. Det viktiga är att ni kan plocka fram handlingarna/uppgifterna om så behövs. Som sagt, skulle en hårddisk krascha där uppgifterna finns sparade kan det vara till er nackdel och drabba er då. Därav är det bra att spara ett exemplar av alla handlingar i orgininal, pappersformat.
Tänk dock på att personuppgifter inte får spridas till vem som helst! Det är alltså viktigt att personalens uppgifter inte finns tillgängliga för andra.
Hoppas du har fått svar på din fråga! Är det något i svaret som du inte förstår är du varmt välkommen att återkomma till mig på cornelia.najafi@lawline.se så ska vi reda ut oklarheterna.
Lycka till.
Mvh,
