Är kommunens bokföring allmän handling?
Jag undrar om en kommunförvaltnings bokföring är allmän handling eller inte. När jag häromdagen begärde ut kommunstyrelsens förvaltnings bokföring för 2013 i en sydsvensk kommun lämnade de inte ut den, med hänvisning till Tryckfrihetsförordningen 2 kap 7 § som enligt dem innebär att endast själva årsredovisningen är allmän handling, eftersom den är upprättad, medan själva bokföringen enligt deras åsikt är att betrakta som bakgrundsmaterial till årsredovisningen, och därför inte upprättad hos myndigheten och således inte allmän handling. Har ännu inte överklagat hos Kammarrätten, men är nyfiken på om ni vet om det finns någon praxis kring detta.
Lawline svarar
Hej och tack för din fråga!
Regler om utlämnande av allmänna handlingar återfinns huvudsakligen i tryckfrihetsförordningen (1949:105) (TF) och offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) (OSL). Handlingsoffentligheten, rätten att ta del av allmänna handlingar, regleras i portalparagrafen TF 2:1.
Vad en handling är anges i TF 2:3 1 st. I lagrummet stadgas att "med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel." För att det ska vara fråga om en handling måste alltså innehållet finnas på ett medium, exempelvis ett papper, en hårddisk eller en cd-skiva. Den kommunala bokföringen, oavsett om den är utarbetad på papper eller digitalt, är i högsta grad en handling.
Vidare framgår av TF 2:3 1 st. att "handling är allmän, om den förvaras hos myndighet och enligt 6 § eller 7 § är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet." För att en handling ska vara allmän krävs alltså att tre grundläggande förutsättningar är uppfyllda:
1. det är fråga om en handling,
2. handlingen förvaras hos myndigheten och
3. handlingen är antingen inkommen (TF 2:6) eller upprättad (TF 2:7) hos myndigheten.
Viktigt att notera är att det finns ett antal undantag till denna regel, som emellertid inte aktualiseras i det här fallet.
I det här fallet torde TF 2:7 1 st. bli aktuell, eftersom det är fråga om en handling som tillkommit inom myndigheten (jfr lagen (1997:614) om kommunal redovisning 3:4). Huvudregeln för sådana handlingar är att de blir allmänna när de upprättats. En handling är i regel upprättad hos myndigheten när den expedierats, vilket innebär att den skickats till någon utomstående. Om handlingen ej har expedierats blir den istället allmän när det ärende till vilket den hänför sig har slutbehandlats hos myndigheten. Om inte handlingen hänför sig till ett särskilt ärende blir den allmän när den har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts.
Kommunens bokföring hänför sig inte till ett särskilt ärende och är därför en allmän handling så fort den justerats eller färdigställts, vilket verkar vara fallet med hänsyn till dina uppgifter. Eftersom ingen sekretess heller kan komma ifråga om bokföringen är handlingen offentlig och ska i sin helhet lämnas ut på begäran enligt TF 2:12 och OSL 6:4.
Beslutet av kommunen att inte lämna ut bokföringen överklagas, precis som du säger, till kammarrätten enligt OSL 6:8 1 st.
Jag har inte funnit någon praxis som behandlar något liknande ärende utan ovanstående är min bedömning av situationen. Om något nytt dyker upp återkommer jag!
MVH
