Är en ideell förening bokföringsskyldig?
Hej!
Jag sitter i styrelsen för en liten studiesocial förening. I vår verksamhet driver vi med våra medlemmar en social samlingslokal. Under verksamheten säljer vi också mindre tilltugg, alkoholfri dryck, tygmärken mm. Betalning för detta sker kontant och via Swish.
Det är alltså medlemmarna som engagerar sig i detta och driver föreningen, inte några anställda.
Vi undrar nu om vi behöver kunna redovisa varje transaktion som sker, dvs ha någon form av bokföring över samtliga köp, eller om det räcker att vi räknar på det som kommit in kontant i kassan några gånger per termin, samt håller koll på Swishkontot och sedan helt enkelt redovisar en summa för "inkomst via försäljning" för verksamhetsåret.
Lawline svarar
Hej och tack för att du vänder dig till Lawline med din fråga!
Från det som du beskriver förutsätter jag i mitt svar att ni är en ideell förening som har antagit stadgar och därmed är en juridisk person. Regler om vem som ska bokföra (vem som är så kallad bokföringsskyldig) och hur man ska bokföra (vad bokföringsskyldigheten innebär) finns främst i bokföringslagen.
Är er förening bokföringsskyldig?
En ideell förening är bland annat bokföringsskyldig om den bedriver näringsverksamhet (2 kap 2 § första och fjärde stycket bokföringslagen). Om ni vid försäljning av tilltugg, dryck, tygmärken m.m. vänder er till allmänheten är det sannolikt att det anses som att ni bedriver näringsverksamhet och ni är därmed bokföringsskyldiga. Från det som du anger är det dock svårt att avgöra om er försäljning anses vara näringsverksamhet, men här kan nämnas att kraven är låga. Exempelvis krävs inte att man har anställda som bedriver näringsverksamheten. Det är därför troligt att ni anses driva näringsverksamhet genom er försäljning.
Vad innebär det för er redovisning?
Innebörden av att vara bokföringsskyldig innebär mycket riktigt att ni bland annat måste bokföra varje transaktion. För kontanta betalningar ska man som huvudregel bokföra senast påföljande arbetsdag, och för andra betalningar ska det ske så snart det kan (5 kap. 2 § bokföringslagen). Med andra ord ska ni bokföra era transaktioner löpande. Undantagsvis är det möjligt att senarelägga bokföringen. Förenklat kan sägas att detta är möjligt om det finns skäl att dröja och om ni uppfyller något av kraven som bokföringsnämnden har fastställt i sina allmänna råd (kraven räknas upp här på sidan 6 till 8).
Råd
Svaret på din fråga blir att er förening från det du angett kan vara bokföringsskyldig och måste därmed bokföra och redovisa sin försäljning. Det kan vara bra för er att bilda er en uppfattning om vad det innebär att föreningen är bokföringsskyldig exempelvis genom att skumma igenom bokföringslagen. Mitt främsta råd är dock att ni har en revisor eller ekonomiansvarig som kan sköta redovisningen åt er.
Med vänlig hälsning,
