Har arbetsgivaren rätt att göra avdrag på lönen för att korrigera tidigare felaktiga utbetalningar?
Hej! Vi fick en ny chef på vår arbetsplats i april som vi har även idag. Han meddelar för ca 2 veckor sen att han gjort fel med övertid (Vi har mycket övetid) sedan han började i april och att företaget kommer kräva tillbaka pengarna. Ingen av oss har märkt av detta och många var chockade, kan röra sig om 200kr för vissa och kanske 1500 för vissa per månad. Vill även påpeka att vi har olika lön varje månad just pga övertid och ingen har kunnat se att han gjort fel i varken tidsredovisning eller lönespec. Nu har företaget börjat dra av folks löner utan godkännande eller ens mer info än mötet där han sa att han gjort fel. Allt från 26kr - 800kr dras av för oss beroende på timmar. Har de rätt att göra detta? När ingen godkänt, eller varit medveten samt spenderat pengarna redan?
Lawline svarar
Hej! Tack för att du vänder dig till Lawline med din fråga!
Felaktiga utbetalningar, då ett för högt belopp erlagts av misstag, kallas med juridiska termer för solutio indebiti. Det är inte helt ovanligt att en arbetsgivare av misstag erlägger ett för högt lönebelopp till arbetstagaren.
Huvudregeln i ett sådant fall är att den som fått den felaktiga utbetalningen ska betala tillbaka överskottet. Det rör sig om en slags återkravsrätt, eller som det även kallas, condictio indebiti.
Bestämmelsen är inte stadgad i någon lag, men följer av domstolens praxis.
I vissa fall är det befogat att göra avsteg från huvudregeln, varvid den som fått överskottet får behålla det. Då den som fått betalningen är i god tro samt inrättat sig efter betalningen, kan undantaget aktualiseras.
Det rör sig om en individuell bedömning från fall till fall.
Undantagsvis kan betalningsmottagaren få behålla överskottet
God tro
Vad som menas med god tro, är att arbetstagaren (i ert fall), inte är medveten om misstaget, och inte heller borde ha upptäckt det.
Du beskriver att på er arbetsplats varierar lönen på grund av övertid, vilket innebär att det såklart krävs mer för att upptäcka ett fel i utbetalningen än då en fast summa utgår varje månad. Jag uppfattar det även som att ni är noga med att granska både utbetalningar, lönespecifikation samt stämmer av med tidsredovisningen vid varje lönetillfälle, vilket talar för god tro.
Bedömningen är dock beroende av övriga omständigheter, och storleken på det belopp som betalats ut har betydelse. Sådana felaktiga utbetalningar som utgörs av mindre summor som betalats ut regelbundet under längre tid kan typiskt sett aktualisera undantaget.
I praxis kan andra faktorer utläsas. Exempelvis då det varit svårt att förstå innehållet i lönespecifikationen. Hänsyn har även tagits till då arbetstagaren exempelvis är ung och inte har någon arbetslivserfarenhet.
Om det har gått lång tid sedan utbetalningarna är ytterligare en faktor som talar för att återbetalning inte ska ske.
Att inrätta sig efter betalningen
-Att arbetstagaren har inrättat sig efter betalningen innebär att pengarna redan har konsumerats eller använts på annat sätt.
Av detta följer att undantaget inte blir tillämpligt om den felaktiga betalningen upptäckts på lönekontot. Mottagaren kan då inte anses ha inrättat sig efter betalningen, och är därför inte längre i god tro.
Arbetsgivaren ska bevisa ond tro hos arbetstagaren
Motsatsen till god tro kallas för ond tro. Det är upp till arbetsgivaren att bevisa att arbetstagaren var i ond tro, och alltså borde ha reagerat på den felaktiga utbetalningen.
Arbetsgivarens rätt till kvittning
En arbetsgivare får inte hur som helst göra avdrag på lönen. Arbetsgivarens rätt att kvitta ett krav mot arbetstagaren regleras i lagen om arbetsgivares kvittningsrätt (kvittningslagen).
Frivillig kvittning
Först och främst får arbetsgivaren göra en kvittning om arbetstagaren ger sitt medgivande till det (2 § kvittningslagen).
Om arbetstagaren bestrider arbetsgivarens krav bör arbetsgivaren pröva om ovan nämnda undantag om återbetalningsskyldighet kan vara tillämpligt.
Tvungen kvittning
Finns inte arbetstagarens medgivande får arbetsgivaren endast kvitta om den fordran som uppkommit är klar, och det därför inte råder något tvivel om att fordran är riktig. Den måste även vara förfallen till betalning, samt grundas på anställningsförhållandet. Om ni arbetstagare bestrider fordran är den inte att betrakta som klar (3 § kvittningslagen).
Det kan vara bra att veta att tvångskvittning kan stödjas i kollektivavtal, och därför inte i alla situationer måste komma uttryckligen från den enskilde arbetstagaren, men kravet på en klar fordran finns även här (3 § tredje stycket, kvittningslagen).
I ert fall är min bedömning att det är oklart om ni arbetstagare faktiskt är återbetalningsskyldiga, varför kvittningsrätten isåfall måste följa av kollektivavtal. I annat fall har arbetsgivaren inte rätt till kvittning, se 1 § kvittningslagen.
Vid tvungen kvittning måste arbetsgivaren kontakta kronofogdemyndigheten
Skulle arbetsgivaren ha stöd för kvittning i kollektivavtalet följer ytterligare kriterier. Det är nämligen inte tillåtet att dra av så mycket av lönen att arbetstagaren inte längre kan försörja sig själv och sin familj, eller inkräktar på eventuell underhållsskyldighet (4 § kvittningslagen). För att detta ska undvikas ska arbetsgivaren kontakta kronofogdemyndigheten, och inhämta besked om hur stor del av lönefordringen som ska vara skyddad. Det kallas för ett förbehållsbelopp. (6 § kvittningslagen).
Underlåter arbetsgivaren att göra detta är kvittning inte tillåten, och kan till och med resultera i en skyldighet att ersätta arbetstagaren genom skadestånd (8 § kvittningslagen).
Ytterligare en dimension att ta hänsyn till är den tid som förflutit mellan utbetalningen och återkravet.
Sammanfattning
1. Huvudregeln är att felaktig utbetalning ska gå åter.
2. Det är möjligt för en arbetstagare att få behålla en felaktigt utbetald lön, förutsatt att hen var i god tro och har inrättat sig efter betalningen. Det rör sig om en individuell bedömning från fall till fall.
3. Arbetsgivaren har bevisbördan för att arbetstagaren var i ond tro gällande betalningen, för att få rätt till återkrav.
4. Arbetsgivaren kan dra av på lönen för att kvitta sin fordran mot arbetstagaren, men för detta krävs medgivande från arbetstagaren. Rätten kan annars följa av kollektivavtal. Förutsättningen är att fordran är ostridig, och förfallen till betalning.
5. Om en sådan tvungen kvittning genomförs måste arbetsgivaren ha kontrollerat om fordringen rör ett skyddat belopp. En sådan kontroll ska göras genom kontakt med kronofogdemyndigheten. Underlåter arbetsgivaren detta kan det grunda skadeståndsskyldighet gentemot arbetstagaren.
Mina råd
Jag rekommenderar er att kontrollera arbetsgivarens kvittningsmöjligheter i kollektivavtalet, om sådant finns. I annat fall talar mycket för att arbetsgivaren inte har rätt att dra in lönen.
Slutligen, så vill jag upplysa dig om att arbetsgivaren kan ha ett "vanligt krav" på betalning (fordran) på arbetstagaren, som består även om arbetsgivaren inte har lov att kvitta mot lönefordran. Det följer av huvudregeln att felaktig utbetalning ska gå åter.
Jag hoppas att du genom detta svar har fått ett underlag för att bedöma din situation. En rekommendation om du tror att du behöver mer ingående juridisk hjälp är att kontakta våra duktiga jurister på Lawlines juristbyrå.
Önskar dig och dina kollegor ett lycka till, med förhoppning att ni kan nå en lösning med arbetsgivaren!
Med vänlig hälsning,
