Lawline svarar
Hej!
Tack för att du vänder dig till Lawline med din fråga.
Behandling av personuppgifter regleras framförallt i dataskyddsförordningen, mest känd som GDPR.
Arbetsgivaren ska ange syfte och laglig grund för att listan sätts upp
Om en telefonlista som du beskriver får sättas upp beror på om behandlingen av personuppgifterna kan göras laglig enligt dataskyddsförordningen, vilket bedöms utifrån omständigheterna i det enskilda fallet. Kortfattat krävs att arbetsgivaren kan motivera varför (anger ett syfte) hen behöver sätta upp listan och förklara för alla anställda med stöd av vilken laglig grund telefonlistan sätts upp, samt att informera alla som berörs. Det finns sex stycken olika lagliga grunder angivna i dataskyddsförordningen som arbetsgivaren kan åberopa (artikel 6 dataskyddsförordningen).
Det finns situationer där en sådan lista kan anses vara motiverad, t.ex. om det finns ett legitimt syfte, men arbetsgivaren ska då göra det så minimalistiskt som möjligt - så om det inte krävs att alla anställda finns med på listan för att uppfylla syftet, så ska enbart de som behövs vara uppskrivna. Det ska också skötas så säkert som möjligt så att ingen obehörig kan ta del av uppgifterna, under förutsättning att det samtidigt kan uppfylla syftet med listan. Dessutom ska uppgifterna tas bort så fort som syftet med listan inte längre kan uppfyllas, t.ex. när en anställd slutar.
Samtycke kan inte användas som rättslig grund av en arbetsgivare
En arbetsgivare kan normalt inte använda samtycke som rättslig grund för att behandla personuppgifter om anställda. Det beror på att anställda är i beroendeställning till arbetsgivaren, och därför som regel inte kan lämna sådana frivilliga samtycken som krävs.
Sammanfattningsvis får det sättas upp sådana telefonlistor om det finns ett legitimt syfte, om alla berörda informeras, om det kan ske på ett säkert sätt och om arbetsgivaren kan motivera på vilken laglig grund detta görs.
Om du vill ha ytterligare juridisk hjälp är du varmt välkommen att ställa fler frågor här på Lawline eller boka tid med en av Lawlines duktiga jurister.
Hoppas du fått svar på din fråga!
Bästa hälsningar,
