Behandling av personuppgifter vid uthyrning av bostäder
Hur länge måste vi som hyresvärd spara hyreskontrakten?
Vi gör dom flesta digitalt, men dom övriga och dom vi har sedan tiden innan dom digitala avtalen?
Uppsägningar, hur länge behöver vi spara dom. En del gör dom digitalt hemma, inte behöver dom signera på papper också?
Lawline svarar
Hej!
Tack för att du vänder till Lawline med din fråga.
Som jag har förstått din fråga undrar du hur länge du som hyresvärd måste eller bör spara hyresavtal och uppsägningar. Bestämmelser om hur personuppgifter får behandlas finns i personuppgiftslagen, PuL.
Behandling av hyresavtal och uppsägningar
När ett hyresavtal väl undertecknats mellan hyresvärd och hyresgäst bör överflödiga uppgifter gallras. Det kan vara uppgifter om boendeförhållanden, arbetsgivare och uppgifter i övrigt som inhämtats för att kunna bedöma sökandens kvalifikationer som hyresgäst, t.ex. inkomstuppgifter och kreditupplysningsuppgifter.
Under själva hyresförhållandet har hyresvärden rätt att registrera grundläggande uppgifter om hyresgästen såsom namn, personnummer, adress, telefonnummer, förekomst av t.ex. borgensman, autogiro och boendeform samt andra uppgifter som är relevanta för hyresförhållandet såsom exempelvis betalningsförsummelser, störningar i boendet, åsidosättanden av sundhet, ordning och gott skick etc.
När ett hyresförhållande har upphört gäller som huvudregel att gallring av personuppgifterna ska ske.
Undantag från huvudregeln får göras i följande fall:
- Uppgifter i hyresavtal med tillhörande handlingar får sparas så länge det är nödvändigt för att bevaka kvarstående fordringar som rör hyresförhållandet.
- Beträffande hyresgäst vars hyresförhållande upphört på grund av misskötsamhet, får uppgift om namn, personnummer, hyresobjektet, avflyttningstidpunkt samt kortfattad uppgift om avflyttningsorsak, utom brottsuppgifter, sparas i högst två år efter det att hyresförhållandet har upphört.
Vad beträffar din sista fundering om uppsägningar bör signeras så finns inget sådant krav.
Uppsägningar kan till och med ske muntligen. Av uppenbara skäl bör man åtminstone kräva en skriftlig uppsägning dvs. att den sker i någon form av skrift exempelvis mail, brev, sms etc.
Min rekommendation
Jag anser att ni bör spara uppgifter om hyresgästen i form av uppsägningar och avtal tills den dagen hyresförhållandet upphör. Ni bör inte gallra uppgifterna förrän exempelvis besiktning av bostaden skett och fått betalt för alla hyresavgifter etc. Ni ska inte heller gallra bort uppgifter som omfattas av eran bokföringsskyldighet enligt bokföringslagen. Eran bokföringsskyldighet ska således sättas i främsta rummet. I övrigt ska uppgifterna gallras.
