Fråga om protokolls offentlighet i ideella föreningar
Hej,
Har styrelsen för en ideell förening förening rätt att vägra medlemmar i föreningen att få ut en protokollskopia från ett styrelsemöte?
I det aktuella fallet finns information i protokollet som rör tredje part, strategiska beslut och annan information som skulle kunna skada föreningens relation till leverantörer.
Kan föreningen ha grund för att hävda att styrelsens protokoll inte är offentliga, inte ens för medlemmar. Styrelsen meddelar alltid sina beslut till medlemmar via sammanfattande utskick. Stadgarna för aktuell föreningen saknar vägledning.
Ser fram mot er vägledning.
Lawline svarar
Tack för att du vänder dig till Lawline med din fråga!
Vad gäller organisationsformen ideella föreningar finns det inga lagstadgade bestämmelser. Organisationen styrs av föreningens stadgar. Stadgarna fungerar som ett avtal mellan föreningen och dess medlemmar och man förväntas att följa stadgarna när man blir medlem i föreningen.
Det korta svaret är ja en styrelse kan vägra att lämna ut protokollet från ett styrelsemöte. Det ankommer på styrelsen att fatta beslut om protokollet ska vara offentligt för föreningens medlemmar eller inte.
Eftersom en ideell förening är en privaträttslig organisation lyder den inte under offentlighetsprincipen, som t.ex. myndigheter gör. Offentlighetsprincipen gör att myndigheter har en skyldighet att lämna ut handlingar. I en ideell förening är det styrelsen som bestämmer hur öppen en förening ska vara. Även om många föreningar förespråkar en öppenhet inför medlemmarna så finns det ibland skäl för en styrelse att välja att inte ge ut protokollet. Det kan röra sig om känsliga uppgifter som ifall de kommer ut kan skada enskilda medlemmar eller föreningen. Du nämner att sådan information finns i protokollet och då kan det absolut vara försvarbart att inte ge ut ett sådant protokoll.
Vill man i största möjliga mån ha en öppenhet mellan medlemmar och styrelsen och dess protokoll så finns det bl.a. två varianter man kan använda sig utav:
- Ifall styrelsen ska besluta om någon känsla fråga kan man lägga det beslutet som en bilaga till originalprotokollet och sedan bara hålla bilagan "hemlig.
- En annan variant är att man upprättar ett så kallat beslutsprotokoll där besluten som styrelsen har fattat i det mötet finns nedskrivna samtidigt som diskussionerna bakom beslutet, ifall diskussionerna innehåller känsliga uppgifter, inte finns med i detta beslutsprotkoll som lämnas ut till medlemmar.
Sammanfattat är det alltså i slutändan upp till styrelsen om de väljer att ge ut ett protokoll från ett styrelsemöte eller inte.
Hoppas du fick svar på din fråga!
Mvh,
