Skillnaden mellan minnes- och tjänsteanteckning
Kan jag begära ut anteckningar som handläggare från försäkringskassan gör under ett möte med mig?
Lawline svarar
Hej! Tack för din fråga.
När det gäller anteckningar som skapas av handläggare på en myndighet aktualiseras reglerna om allmän handling. Varje svensk medborgare har enligt 2 kap. 1 § tryckfrihetsförordningen rätt att ta del av allmänna handlingar. Vad som sedan utgör en allmän handling regleras i huvudsak genom 2 kap. 3 § tryckfrihetsförordningen. Med ”handling” avses bland annat en framställning i skrift som kan läsas. En handling är sedan ”allmän” om den förvaras hos en myndighet eller är inkommen eller upprättad hos myndighet. Försäkringskassan är en myndighet.
När en handling anses inkommen eller upprättad hos myndighet regleras genom 2 kap. 6-7 § § tryckfrihetsförordningen. I detta fall blir det särskilt reglerna om upprättad handling i 2 kap. 7 § tryckfrihetsförordningen som aktualiseras. En handling anses upprättad då den antingen (1.) har expedierats till behörig part eller (2.) då handling ej ska expedieras när det ärende som handlingen hänför sig till har slutbehandlats hos myndigheten eller om handlingen inte hänför sig till något särskilt ärende då den justerats eller färdigställts av myndigheten. Utöver detta gäller sedan särskilda regleringar, vilket vi ska se nedan.
I ditt fall rör det sig om ”anteckningar” som har gjorts under ett möte hos en myndighet. För anteckningar ska två olika sorter särskiljas. Dels förekommer ”minnesanteckningar” och dels förekommer ”tjänsteanteckningar”. Reglerna gällande huruvida sådana anteckningar blir allmänna skiljer sig åt. En minnesanteckning är en anteckning som inte i sak medför något nytt till ärendet utan enbart upprepar eller sammanställer sådan information som redan finns, exempelvis genom en promemoria. Med tjänsteanteckning avses sådana anteckningar som handläggaren gör för att komplettera ärendet med uppgifter som behövs för att fatta beslut, en tjänsteanteckning medför alltså att det tillkommer uppgifter i sak.
För att kunna fastställa vad som gäller i ditt ärende måste först avgöras om det rör sig om en minnesanteckning eller en tjänsteanteckning. Rör det sig om en minnesanteckning gäller enligt 2 kap. 9 § tryckfrihetsförordningen att om minnesanteckningen ej har expedierats ska den inte heller efter den tidpunkt som beskrevs angående 2 kap. 7 § tryckfrihetsförordningen (2.) ovan vara allmän handling. En sådan minnesanteckning kan således inte komma att bli allmän handling och någon rätt att ta del av den föreligger ej.
För tjänsteanteckning föreligger de vanliga reglerna i 2 kap. 7 § tryckfrihetsförordningen och om någon expediering likt (1.) ej sker föreligger rätt att ta del av handlingarna (2.) när myndigheten har slutbehandlat ärendet. Någon rätt att ta del av handlingar innan dess, eller fortlöpande medan ett ärende behandlas förekommer således ej.
Beroende på vilken form av anteckningar som har gjorts och huruvida ärendet ska komma att slutbehandlas alternativt expedieras så föreligger olika möjligheter för dig att begära ut anteckningarna. Jag hoppas att denna genomgång av rättsläget har gett dig vägledning i din fråga. I annat fall är du välkommen att vända dig till oss på Lawline.se med ytterligare frågor.
Tryckfrihetsförordningen finner du https://lagen.nu/1949:105#K1.
Vänligen,
