Offentlighetsprincipen och arbetsanteckningar
Hej Har fått reda på att våra chefer i vår kommun för arbetsanteckningar på sin personal. Då jag ville ha ut det som var antecknat om mig sjäv, så fick jag inte detta med motiveringen att det är arbetsanteckningar. Detta kan likställas med att de har ett block liggandes i sin skrivbordslåda och är i då i den bemärkelsen att man inte kan begära ut denna.Jag är ansälld av kommunen och undrar nu om det verkligen får gå till på detta sätt får man dokumentera anställda utan att dessa har rätt att få se vad som skrivs om dem? Får man överhuvudtaget dokumentera och spara anteckningar på detta sätt ( de ligger i datan)?
Lawline svarar
Hej och tack för din fråga!
Frågan om handlingars offentlighet regleras framför allt i 2 kap. Tryckfrihetsförordningen (
https://lagen.nu/1949:105). Generellt sett är, som du antyder, alla de handlingar som upprättats vid myndighet offentliga och kan begäras ut av vem som helst.
En handling behöver inte vara "fysisk", utan kan mycket väl utgöras av ett dokument på en dator. Däremot måste en allmän handling givetvis ha någon form av samband med myndighetsverksamheten. Rent privata anteckningar eller dylikt, som någon befattningshavare har med sig, är självklart inte allmänna handlingar. Detta kan exempelvis vara just en anteckningsbok som ligger i en låda.
Vad det rör sig om i ditt fall är, om jag förstår dig rätt, uppgifter som har med arbetet att göra och är skrivna på en dator "på jobbet". Därmed rör det sig om en handling som förvaras av myndigheten. Dock krävs det även att handlingen kan anses vara "upprättad" för att offentlighetsprincipen skall gälla. Om en handling anses upprättad eller regleras olika för olika typer av handlingar. Aktuellt i detta fall skulle kunna vara att påstå att handlingen föll under 2 kap. 7 § 2 st. 1p Tryckfrihetsförordningen (det vill säga utgör "diarium, journal eller sådant register eller annan förteckning..."). I så fall skulle handlingen vara offentlig i och med att den färdigställts för anteckning eller införing. Om anteckningarna har journalkaraktär och förs löpande skulle alltså detta kunna vara aktuellt.
Om handlingarna inte har sådan karaktär, krävs för att de skall vara upprättade att de är "färdigställda". Eftersom det här i så fall rör sig om pågående anteckningar kan det tyvärr sägas att de inte är färdigställda, och din chef kan neka dig att få tillgång till anteckningarna så länge detta är fallet. Förmodligen är det detta din chef menar med att anteckningarna är arbetsmaterial. När anteckningarna av en eller annan anledning kan anses färdigställda är de dock en allmän handling. Det är inte i alla fall helt klart vad som menas med "färdigställda", men att anteckningarna har fått något slags slutlig form, exempelvis om din chef slutar att föra dem eller du slutar arbetet, torde uppfylla kravet. Det är även möjligt att handlingen är färdigställd om din chef exempelvis skulle skriva ut anteckningarna på papper eller påbörja ett nytt dokument.
Sammanfattningsvis beror svaret lite på vilken karaktär arbetsanteckningarna har. Om de är av journalkaraktär eller dylikt, är de en offentlig handling redan från det ögonblick då de "färdigställts för anteckning eller införing". I så fall är de helt offentliga åtminstone sedan den första anteckningen. Om de inte har en sådan karaktär, krävs dock att de är "färdigställda" och därmed har fått sin slutliga form. I så fall är de sannolikt inte offentliga än.
Hälsningar,
